Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника
Организация применяет упрощенку
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:
- суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
- затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. №03-11-04/2/24, УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. №21-09/17094).
Какую сумму арендной платы можно учесть при расчете единого налога, если организация арендует автомобиль у учредителя (участника, акционера), применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.
Арендную плату за автомобиль можно включить в расходы в сумме, предусмотренной договором. При этом не важно, кто является арендодателем. Однако, принимая решение о размере арендной платы, помните, что налоговая инспекция вправе проверить правильность начисления налогов с учетом рыночного уровня ставок арендной платы по аналогичным сделкам (п. 2 ст. 40 НК РФ).
Если размер арендной платы отклоняется от рыночного уровня более чем на 20 процентов, налоговая инспекция может пересчитать налоги и начислить пени. Поэтому, заключая договор аренды с учредителем (участником, акционером), учтите средние ставки платы за аренду идентичных автомобилей, сложившиеся в вашем регионе. Узнать их можно в местных транспортных компаниях, которые оказывают аналогичные услуги. Такую же рекомендацию содержит письмо Минфина России от 19 августа 2005 г. №03-11-04/2/52.
Пример:
Организация применяет упрощенку.
Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.
ЗАО "Альфа" применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов.
В январе организация заключила с водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – один год.
Объект аренды – легковой автомобиль. Ежемесячная арендная плата за автомобиль по договору составляет 12 300 руб.
Вся сумма выплат, начисленных Колесову по договору аренды, ежемесячно включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные налоговые вычеты предоставляются ему до того месяца, когда общая налоговая база, исчисленная нарастающим итогом с начала года, не превысит ограничений, установленных Налоговым кодексом РФ.
Ежемесячная сумма НДФЛ с доходов Колесова (без учета стандартных налоговых вычетов) равна:
12 300 руб. * 13% = 1599 руб.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.
При расчете единого налога бухгалтер ежемесячно уменьшает налогооблагаемые доходы на сумму расходов, связанных с арендой автомобиля, в общей сумме 12 300 руб.