Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Основаниями для выплаты компенсации являются приказ руководителя организации (в нем оговорен порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация).
Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать предъявления путевых листов на личные машины. При этом они руководствуются письмами МНС России от 2 июня 2004 г. №04-2-06/419 и Минфина России от 15 сентября 2005 г. №03-03-04/2/63. В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.
В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отражается по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делается запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73 – начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).
Пример:
В ноябре 2006 года приказом руководителя ЗАО "Альфа" менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.
Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 декабря 2006 года.
В декабре 2006 года 21 рабочий день. С 11 по 15 декабря Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 16 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб.: 21 дн. * 16 дн. = 914 руб.
Бухгалтер "Альфы" сделал в учете проводку:
Дебет 26 Кредит 73-914 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.
При расчете некоторых налогов сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов. См. на эту тему: Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.