Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Организация применяет упрощенку
Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, то расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации (п. 1 ст. 346.18 НК РФ)
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Затраты признаются только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92 (письма Минфина России от 7 декабря 2004 г. №03-03-02-04/1/72 и от 7 октября 2004 г. №03-03-02-05/7). Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Пример:
Организация применяет упрощенку.
Для расчета единого налога использует нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92.
ООО "Торговая фирма "Гермес"" применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.
Приказом руководителя организации с февраля 2011 года менеджеру А.С. Кондратьеву установлена компенсация за использование личного автомобиля. Объем двигателя – 1500 куб. см. Размер компенсации – 1500 руб. в месяц. Это предусмотрено трудовым договором и приказом руководителя организации.
Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя меньше 2000 куб. см составляет 1200 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92).
Февраль 2011 года Кондратьев отработал полностью. При расчете единого налога бухгалтер организации уменьшил налоговую базу по единому налогу на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в размере 1200 руб.
Нельзя при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами учесть компенсацию за использование личного грузового автомобиля сотрудника, если организация применяет упрощенку.
Перечень расходов, которые уменьшают налоговую базу по единому налогу, закрыт (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Он позволяет учесть при налогообложении только те компенсации, которые выплачены за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92). Компенсации за использование личных грузовых автомобилей в расходы включить нельзя.
Чтобы заплатить сотруднику деньги за пользование его личным грузовым автомобилем, заключите с ним договор аренды транспортного средства. В таком случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемые доходы организации (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
По общему правилу можно при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами учесть компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если он распоряжается им по доверенности.
Подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налоговую базу по единому налогу на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Требований о том, чтобы сотрудник был собственником автомобиля, глава 26.2 Налогового кодекса РФ не содержит. Чтобы учесть компенсацию при расчете единого налога, нужно выполнить условия, предусмотренные пунктом 2 статьи 346.16 и статьей 252 Налогового кодекса РФ:
- компенсация должна быть экономически обоснованна. Учесть ее можно, только если работа сотрудника связана с разъездами;
- компенсация должна быть документально подтверждена. Для этого ее надо выплатить на основании приказа руководителя организации, где указан размер компенсации.
Кроме того, компенсации можно учесть в расходах только в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92.
Об обязательном соблюдении всех этих условий говорится в письмах Минфина России от 15 сентября 2005 г. №03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. №04-2-06/419.
Однако из этого правила есть исключение. Если сотрудник распоряжается по доверенности автомобилем, который принадлежит организации или ее собственнику (учредителю, участнику, акционеру), то компенсацию за использование такого транспортного средства учесть при расчете единого налога нельзя. Это связано с тем, что в данной ситуации сотрудник фактически не несет расходов, связанных с использованием и содержанием автомобиля. А значит, выплата такой компенсации является экономически не обоснованной (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 18 марта 2010 г. №03-03-06/1/150.
Несмотря на то, что приведенные письма адресованы плательщикам налога на прибыль, выводы, сделанные в них, можно распространить и на организации на упрощенке.