Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Организация применяет общую систему налогообложения
Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92, уже включают в себя и компенсацию износа имущества, и возмещение расходов по его эксплуатации. Таким образом, организации вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации в пределах этих норм.
Такой точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. №03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. №03-03-01-02/140, МНС России от 2 июня 2004 г. №04-2-06/419, УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. №20-12/016776). Поддерживают эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. №ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. №Ф09-9153/08-С3).
Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства.
В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. №03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. №03-03-04/1/806, от 28 декабря 2005 г. №03-03-04/1/463). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. №А44-3149/2005-9).
По общему правилу можно учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если он распоряжается им по доверенности.
Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля. Требований о том, чтобы сотрудник был собственником автомобиля, глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит. Чтобы учесть компенсацию при расчете налога на прибыль, нужно выполнить условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса РФ:
- компенсация должна быть экономически обоснованна. Учесть ее можно, только если работа сотрудника связана с разъездами;
- компенсация должна быть документально подтверждена. Для этого ее нужно выплатить на основании приказа руководителя организации, где указан размер компенсации.
Кроме того, компенсации можно учесть в расходах только в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92.
Об обязательном соблюдении всех этих условий говорится в письмах Минфина России от 15 сентября 2005 г. №03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. №04-2-06/419.
Однако из этого правила есть исключение. Если сотрудник распоряжается по доверенности автомобилем, который принадлежит организации или ее собственнику (учредителю, участнику, акционеру), то компенсацию за использование такого транспортного средства учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Это связано с тем, что в данной ситуации сотрудник фактически не несет расходов, связанных с использованием и содержанием автомобиля. А значит, выплата компенсации является экономически не обоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 18 марта 2010 г. №03-03-06/1/150.