Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Организация применяет специальный налоговый режим
Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это связано с тем, что порядок расчета НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля не зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.
От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.
Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.
При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. В частности, нужно иметь документы:
- подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
- свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копия паспорта транспортного средства (ПТС));
- обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации);
- подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы).
Размер компенсации определяется применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 марта 2010 г. №03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. №03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. №МН-17-3/15). Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. №10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. №Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. №Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. №А06-6865/07, от 10 апреля 2007 г. №А72-7503/06-7/283, Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. №А26-6101/2005-210).
Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:
- взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
- взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль (единого налога при упрощенке). Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели) (подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. №125-ФЗ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. №550-19.
Пример:
Организация применяет упрощенку.
Для расчета НДФЛ и взносов использует нормы, установленные своими локальными документами.
Сотрудник ЗАО "Альфа" использует свой автомобиль для служебных поездок. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см. Ежемесячно сотруднику начисляется компенсация в размере 3000 руб. Это предусмотрено трудовым договором и приказом руководителя организации.
Норма компенсации для автомобиля с объемом двигателя свыше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92).
Поскольку компенсация выплачивается на основании трудового договора и приказа руководителя, удерживать с нее НДФЛ, начислять взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний и взносы на обязательное пенсионное страхование не нужно.
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой налоговый режим применяет организация.