План счетов
Справочник План счетов открывается при выборе в главном меню пункта Операции, а в нем пункта План счетов. Окно плана счетов, как и справочники, используется в различных режимах программы для выбора счета из списка (например, счета проводки могут вводиться с клавиатуры, а могут быть выбраны из списка плана счетов). Ввод счета с клавиатуры часто приводит к сдвигам в поле счета, пользователь не сразу понимает, что происходит и теряется, поэтому предпочтительнее пользоваться выбором из плана счетов. Во многих документах при выборе счета из плана счетов активизируются поля субконто, при вводе счета с клавиатуры этого не происходит. План счетов похож на справочник, каждая строка которого отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета.
Рассмотрим структуру плана счетов.
Пиктограмма – это самая левая колонка плана счетов, она отражает состояние счета (значения возможных значков пиктограммы приведены в табл. 3.1).
Код – это полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов.
Наименование – краткое наименование счета (субсчета), отражающее назначение счета.
В. – признак ведения валютного учета (если по данному субсчету ведется валютный учет, то в этой графе ставится "+").
К. – признак ведения количественного учета (если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в этой графе ставится "+").
3. – признак забалансового счета (если счет является забалансовым, то в этой графе ставится "+").
Забалансовые счета не могут корреспондироваться с балансовыми счетами, они помогают пользователю вести дополнительный учет, не отраженный в балансе. Пользователь может вести учет по своим забалансовым счетам с помощью ручных проводок.
А/П – признак активности счета. Данный признак может иметь значения:
"А" – активный, "П" – пассивный, "А/П" – активно-пассивный. Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет всегда имеет дебетовый остаток (если кредитовый оборот превысит дебетовый, то дебетовый остаток будет отрицательным). Пассивный счет всегда имеет кредитовый остаток (если дебетовый оборот превысит кредитовый, то кредитовый остаток будет отрицательным). Активно-пассивный счет может иметь любой остаток (остаток будет дебетовым или кредитовым, но всегда положительным). По умолчанию счет считается активно-пассивным.
Субконто1, Субконто5 …, – виды субконто счета. Количество этих колонок определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов. Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто (например, указание в колонке вида "Номенклатура" будет определять ведение учета по данному счету в разрезе товаров, продукции, услуг или работ).
Расшифровка пиктограмм приведена ниже.
– Счет является группой (т. е. имеет субсчета), проводки формируются только по субсчетам этого счета (желтый цвет). При выборе из плана счетов такой счет не выбирается.
– Счет является субсчетом или счетом без субсчетов (синий цвет). Выбор из плана счетов доступен.
– Счет введен пользователем, выбор из плана счетов доступен.
– Счет помечен на удаление, выбор из плана счетов возможен, но с предупреждением.
Приемы работы со списком в плане счетов такие же, как и в справочниках, другое дело, какие именно действия имеют смысл. Для балансовых счетов имеет смысл добавлять только субсчета. Вести учет по добавленным субсчетам можно только ручными операциями, а вводить счет, которого нет в балансе, вообще бессмысленно. Что касается забалансовых счетов, то бухгалтеру целесообразнее вести свой учет по своим счетам.
Работать с планом счетов можно в режиме иерархического списка. Для этого надо щелкнуть на кнопке Иерархический список (на панели инструментов). Этот режим удобен для рассмотрения только одного счета со всеми субсчетами. Нажмите комбинацию клавиш или выберите в меню Действия пункт Следующий уровень и текущий счет развернется отдельно. Чтобы вернуться назад в общий список, необходимо нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<t> или выбрать из меню Действия пункт Предыдущий уровень.