Ввод счетов
Прежде чем рассмотреть механизм ввода нового счета или субсчета, обсудим ситуации, которые диктуют это действие. Предусмотренный разработчиками план счетов в сочетании с заданными субконто удовлетворяет практически все нужды пользователей. Как показывает опыт, попытки ввести новый счет или субсчет встречаются часто у тех, кто не вполне понимает механизм работы субконто. Необходимо помнить, что учет по введенным счетам в программе придется вести ручными проводками. Особенно опасно использовать такие счета в документах, где запрашивается счет из плана счетов. Представим себе, что произойдет, если мы добавим счет 92 и выберем его в качестве корреспондирующего в документе Передача материалов в производство. Документ Передача готовой продукции на склад корреспондирует счет 40 с 43, а документ Закрытие месяца не закрывает счет 92.
Добавить счет или субсчет в план счетов можно несколькими способами:
- нажать кнопку Новая строка на панели инструментов окна плана счетов;
- нажать клавишу Ins;
- в меню Действия выбрать пункт Новый.
Редактировать счет удобнее в диалоговом окне, но для этого режим предварительно должен быть задан (в меню Действия выбрать пункт Редактировать в диалоге), в противном случае новый счет или субсчет будет вводиться в списке, т. е. непосредственно в окне плана счетов. Как видно из рис. 3.2, для редактирования доступны все реквизиты счета, т. к. этот счет был введен пользователем.
При записи новой строки программа задает вопрос – будут ли у нового счета субсчета? Если ответим утвердительно, то счет при записи становится группой (т. е. счетом верхнего уровня) и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть применен в проводках, в них могут быть использованы только его субсчета.
При попытке задать субсчет у счета, ранее не имевшего субсчетов, программа создаст в плане счетов группу с тем же кодом, который имел данный счет, а сам счет сделает субсчетом группы с кодом субсчета "0". То есть фактически существовавший ранее счет станет субсчетом созданной группы.
При этом группа будет иметь тот же код, что был у данного счета, а на созданном субсчете будут отражены все итоги, которые были на рассматриваемом счете. Например, если был счет 92, не имеющий субсчетов, а затем ввели субсчет 92.1, то счет 92 будет переименован в 92.0 и будет создан счет 92, являющийся группой для субсчетов 92.1 и 92.0. Такой механизм позволяет сохранять существующие итоги (по прежнему счету без субсчетов) на созданном автоматически субсчете. Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.
Внимание!
Для счетов, заданных как простые, невозможно задать субсчета – программа выдает сообщение.
Важно!
Иногда продвинутые пользователи задают субсчета для простых счетов в конфигураторе, в результате чего некоторые документы перестают нормально формировать операции. Без помощи программиста этого лучше не делать.