Адресные книги
Параметры адресной книги
Настройка параметров по умолчанию для отображения и хранения новой информации в адресных книгах производится в диалоговом окне Обработка адреса (Addressing).
Пример 4.20. Обработка адреса.
- {В Адресной книге}
- Сервис › Параметры, (рис. 4.29)
- Отображать первым список адресов Контакты
- Хранить личные адреса в книге Контакты
- Добавить…
- Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
- Добавить
- Закрыть
- ОК
Некоторые комментарии к приведенному примеру. В первом раскрывающемся списке устанавливается та папка, данные которой будут отображаться первыми при появлении этого диалогового окна при выборе адресатов почты или т. п. Второй список задает папку по умолчанию, в которую будут помещаться новые контакты и которая по сути будет основной базой пользователя.
Рис. 4.29, а) Диалоговое окно Обработка адреса
Рис. 4.29, б)
Мы еще не рассматривали работу с электронной почтой, но одним из важных аспектов при создании электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому (То), Копия (Сс) и Слепая копия (Всс). Если данные этих полей взяты не из адресной книги, а вводились с клавиатуры, то перед отправкой сообщения Outlook проверит их наличие в адресной книге. Если контакт с указанным адресом не будет найден, Outlook предложит создать для него новую запись. Порядок проверки определяется в третьем разделе диалогового окна Обработка адреса (Addressing).
Резюме
В данной главе были продемонстрированы возможности Outlook в организации контактной информации и работе с ней.
- Контакт. Было введено понятие контакта Outlook, рассмотрено его создание и редактирование полей.
- Список рассылки. Возможность создания списка рассылки упрощает все виды коммуникационной деятельности, связанной с одной и той же группой людей.
- Работа с контактами. Возможность отметки к исполнению, телефонный звонок контакту и создание нового письма посредством совместной работы Outlook и Microsoft Word.
- Адресные книги. Дополнительные возможности Outlook в организации, представлении и хранении адресной информации.