Замена и подбор ресурсов проектной команды
Мастер замены ресурсов
Если бы мы заменяли ресурсы с помощью мастера только в одном проекте, то он снова предложил бы использовать Уварова вместо ролевого ресурса. Поэтому, чтобы продемонстрировать работу мастера, мы сохранили текущий проект Программирование на Visual Basic как Программирование на Visual Basic-2. Теперь у нас есть два проекта, в которых есть две идущие одновременно задачи, где требуется один и тот же ролевой ресурс – Программист Visual Basic. Кстати, умение заменять ресурсы сразу в нескольких проектах – очень важная особенность мастера, поскольку позволяет в автоматическом режиме распределить ресурсы между несколькими командами.
Для запуска мастера предназначена команда меню Tools › Substitute Resources (Сервис › Замена ресурсов). После первого окна мастера с краткой информацией о нем загружается диалоговое окно для выбора проектов, в которых будет осуществляться замена ресурсов. Проекты выбираются из числа открытых в MS Project, поэтому прежде чем запускать мастер, нужно открыть проект, в котором вы хотите заменить ресурсы. Например, в нашем случае в MS Project открыто два проекта – Project1 и Программирование на Visual Basic-2.Published, и мы будем осуществлять замену ресурсов только во втором.
На следующем шаге мастера определяется, какие ресурсы будут использованы при подстановке. Вы можете использовать для замены ролевых ресурсов те ресурсы, которые уже добавлены в проект. Для этого нужно выбрать переключатель In the selected projects (В выбранных проектах). Можно использовать ресурсы корпоративного пула, для чего следует выбрать переключатель At or below the following level in the Resource Breakdown Structure (На следующем уровне организационной структуры ресурсов или ниже него). И наконец, из списка ресурсов пула вы можете сами выбрать один или несколько ресурсов, которые будут использоваться мастером для замены. В таком случае необходимо выбрать переключатель Specified below (Определенные ниже).
Именно в этом диалоговом окне и проявляется необходимость иметь высший уровень в RBS (ОСР). Например, в нашем случае мы хотим, чтобы мастер искал сотрудника с нужными навыками среди всех сотрудников организации, поэтому выбираем второй переключатель и в раскрывающемся списке организационной структуры выбираем уровень Сотрудники.
Если же вы захотите использовать при замене определенные ресурсы, то, выбрав третий переключатель, необходимо добавить их в таблицу с помощью кнопки Add (Добавить), расположенной справа от таблицы. При щелчке на этой кнопке открывается диалоговое окно построения проектной команды, в котором выбираются необходимые ресурсы. Удаление ресурсов из таблицы осуществляется с помощью кнопки Remove (Удалить), которую также не видно из-за раскрытого списка. В раскрывающемся списке Resource Freeze Horizon (Заменять назначения после) определяется дата, начиная с которой мастер будет отбирать назначения для замены ресурсов. По умолчанию эта дата равна дате начала проекта или самой ранней дате начала одного из проектов, если выбрано несколько проектов. Этот параметр удобно использовать при поэтапном планировании длительных проектов. Например, проект длится год и ресурсы выделяются на работы раз в квартал. В таком случае раз в квартал запускается мастер, определяющий, какие сотрудники могут выполнять роли, требуемые для выполнения проектных работ в следующем квартале.
При переходе к следующему шагу мастер анализирует назначения проекта после указанной в списке Resource Freeze Horizon (Заменять назначения после) даты и определяет, какие ресурсы в них задействованы. Далее он ищет другие корпоративные проекты, в которых задействованы эти же ресурсы, и на следующем шаге отображает их список.
На третьем шаге мастера нужно выбрать проекты, которые мастер должен также иметь в виду" при анализе проекта, определенного на первом шаге. В центре кна мастера расположена таблица, содержащая название проекта, тип связи с другим проектом и название связанного проекта. Например, в нашем случае просто. Программирование на Visual Basic.Published связан с проектом Программирование Visual Basic-2.Published, и установлен тип связи – использование общих ресурсов. Другие приведенные в таблице проекты связаны с проектом Resource Pool (Пул ресурсов) и имеют такой же тип связи.
Для отбора проектов, которые будут анализироваться совместно с выбранным на фвом шаге проектом, необходимо установить флажки рядом с их названиями, нашем примере для анализа вместе с проектом Программирование на Visual Basic-Published выбран проект Программирование на Visual Basic.Published.
На следующем, четвертом шаге мастера определяются параметры подбора ресурсов в выбранные проекты. В столбце Priority (Приоритет) указывается приоритет проекта – в проект с более высоким приоритетом ресурсы будут распределяться в первую очередь. В столбце Options (Параметры) определяется источник ресурсов для подстановки.
Если в столбце Options (Параметры) выбрать значение Use resources in pool (Использовать ресурсы пула), то для подбора ресурсов в проект будут использованы ресурсы пула в соответствии с настройками, осуществленными на втором шаге мастера. Если же выбрать вариант Use resources in project (Использовать ресурсы проекта), то при подборе ресурсов будут использоваться ресурсы, включенные в проект, для которого осуществлена такая настройка. В нашем примере для подбора ресурсов в оба проекта будет использоваться пул ресурсов.
На следующем шаге мастера отображается сводная информация по конфигурации подбора ресурсов, и для запуска расчета следует нажать кнопку Run (Выполнить). После завершения расчета нужно перейти к следующему шагу мастера, нажав кнопку Next> (Далее>). В центре этого диалогового окна расположена таблица, содержащая замены, предлагаемые мастером. Замены сгруппированы по проектам.
В первом столбце таблицы, Task (Задача), перечислены задачи, к ресурсам которых найдены замены, и в этом же столбце отображаются названия проектов. В столбце Skill Profile (Навыки) перечислены значения из корпоративных кодов структуры, используемых для подбора ролевых ресурсов. В столбце Assigned Resource (Назначенный ресурс) указано название ресурса, подобранного мастером для выполнения роли, а ролевой ресурс указан в столбце Requested Resource (Запрашиваемый ресурс).
Как видно в нашем примере, на замену ролевого ресурса в один из проектов мастер подстановки предложил Уварова, а во второй – Коленцева. Таким образом, мастер подстановки смог обнаружить ресурс с требуемым набором навыков, хотя они были расположены в полях не в таком порядке, как у группового ресурса.
Внимание
С помощью мастера можно автоматически заменять не только ролевые ресурсы, но и обычные (как загруженные из корпоративного пула, так и созданные в локальном файле). Для того чтобы мастер не предлагал замену ресурсу, в настройках назначения ресурса необходимо выбрать тип назначения Demand (Потребность). Во всех остальных случаях мастер будет пытаться найти замену ресурсу.
На следующем шаге мастера операция подбора ресурсов завершается. Для внесения обновлений в проекты необходимо установить флажок Update projects with the results of the wizard (Обновить проекты с учетом результатов работы мастера).
Можно и сохранить отчет с данными о настройках мастера, установив флажок Save results of the wizard (Сохранить результаты работы). Отчет представляет собой файл в формате HTML и содержит данные, аналогичные тем, что отображаются на пятом шаге мастера в диалоговом окне со сводной информацией о его конфигурации.
После нажатия кнопки Next> (Далее>) программа осуществляет действия в соответствии с установленными флажками.