Расчеты с подотчетными лицами
Денежные расчеты с подотчетными лицами отражаются описанными выше документами ("Расходный кассовый ордер" и "Приходный кассовый ордер") с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы.
Замечание:
Организация вместо выдачи под отчет наличных денег из кассы может перечислять денежные средства подотчетным лицам на банковские карты. При этом могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты.
При возврате задолженности (документ "Приходный кассовый ордер") дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу.
Другой способ погашения задолженности подотчетного лица – с помощью документа "Авансовый отчет" (меню "Касса" › "Авансовый отчет").
В документе "Авансовый отчет" на закладке "Авансы" указываются документы, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается. На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетным лицом сумм.
Данные, указанные в разных табличных частях документа, определяют счета дебета, которые будут значиться в проводках в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
На закладке "Товары" указывается перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые выбираются из справочника "Номенклатура". При подстановке пользователем той или иной номенклатурной позиции из справочника "Номенклатура" система автоматически вносит соответствующие счета для бухгалтерского и налогового учета номенклатуры и учета НДС по умолчанию. Считается, что перечисленные ТМЦ поступают на склад, указанный в поле "склад" в верхней части формы документа.
При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Для того чтобы предприятие смогло принять сумму НДС к вычету, подотчетное лицо должно получить от продавца счет-фактуру. Сведения о полученных счетах-фактурах также указываются в записях табличной части закладки "Товары".
Если поступила возвратная тара, то заполняется закладка "Тара". Возвратная тара представляет собой вид ТМЦ, требующий обособленного бухгалтерского учета.
Если подотчетное лицо расплатилось с контрагентом, то в документе "Авансовый отчет" заполняется закладка "Оплата". На этой закладке указывается контрагент (выбирается из справочника "контрагенты") и прочие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами. После ввода контрагента система подставляет счета учета расчетов и счета учета авансов по умолчанию.
При покупке товаров или оплате услуг подотчетным лицом можно заполнить закладку "Прочее" и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предприятия.
В соответствующих полях формы документа "Авансовый отчет" можно указать количество приложенных к авансовому отчету документов и общее число листов в них.
По кнопке "Печать" можно сформировать печатную форму авансового отчета (унифицированную форму АО-1).
Замечание:
Для оформления доверенности подотчетному лицу на получение материальных ценностей удобно использовать документ "Доверенность" (меню "Покупка" › "Доверенность"). Данный документ не отражается в бухгалтерском и налоговом учете.