Совместная работа с помощью электронной почты. Согласование назначений.
Обновление плана проекта
После того как ресурс ответил на запрос, руководитель проекта получает сообщение с вложением, при открытии которого запускается программа обработки писем. Чтобы сохранить полученный ответ в файле проекта, нужно нажать кнопку Update Project (Обновить проект).
После этого запустится MS Project, откроет соответствующий файл с планом и внесет в него изменения. Если план проекта открыт, то обновление произойдет незаметно. Если ресурс согласился участвовать в задаче, то в поле Confirmed (Подтверждено) будет помещено значение Yes (Да), а если отказался – то No (Нет). Значением поля Response Pending (Ожидается ответ) станет No (Нет), и индикатор ожидания ответа рядом с задачей пропадет.
Если же ресурс отказался и вы хотите ему ответить, то это можно сделать, нажав кнопку Reply (Ответить) и введя текст сообщения в поле в центре диалогового окна. В таком случае при получении вашего ответа у ресурса снова появится возможность принять назначение.
Если впоследствии вы измените свойства задачи, рядом с ней появится значок с восклицательным знаком, символизирующий, что данные о задаче были обновлены и их нужно опубликовать (рис. 20.6, файл 3.mрр).
Рис. 20.6. После изменения согласованной задачи MS Project сообщает о необходимости сообщить ресурсам об обновлении
Такой значок появляется только у задач, согласованных с ресурсами. Если же ресурс не участвует в рабочей группе (как Иванов), то несмотря на редактирование задачи значок не появляется. Кроме того, принцип определения обновленных задач зависит от значения параметра "Publish New and Changed Assignments" updates resources assignments when: (При публикации новых и измененных назначений назначения ресурсов обновляются в случае:) в настройках совместной работы (см. выше раздел "Настройки совместной работы" этого урока). Например, если задача считается измененной в случае изменения любого из ее свойств, то такой значок появится при изменении, например, типа ограничения или крайнего срока. Если же задача считается измененной только в случае изменения ограниченного набора полей, то значок будет появляться намного реже.
Изменив задачу, ее можно отправить на повторное согласование уже известным вам способом. При этом, если ресурс уже подтвердил свое участие в ней раньше, она будет по-прежнему считаться подтвержденной, поскольку значение поля Confirmed (Подтверждено) не изменяется при повторной отправке задачи на согласование.