Совместная работа с помощью сервера MS Project Server
Совместную работу над проектом можно организовать не только через почтовую систему, но и с помощью сервера MS Project Server. MS Project Server – это продукт, входящий в комплект MS Project, позволяющий автоматизировать процесс раздачи заданий, сбора информации о фактических трудозатратах и внесение их в план проекта. Предшественником сервера MS Project Server 2002 был сервер MS Project Central, входивший в состав MS Project 2000.
Преимущества MS Project Server
Целесообразность использования в проекте сервера MS Project Server определяется типом проекта, структурой и размером проектной команды, а также организационными регламентами. Чтобы определить преимущества использования сервера, сравним схемы группового взаимодействия при использовании почтовой системы и при использовании сервера.
На рис. 20.11 представлена схема совместной работы с использованием почтовой системы. Руководитель проекта напрямую связывается с членами проектной команды с помощью электронной почты, причем все участники переписки должны установить на компьютерах специальную программу. Как вы уже знаете, для внесения изменений в план проекта руководителю нужно открыть письмо от исполнителя и нажать соответствующую кнопку.
Рис. 20.11. Схема совместной работы с использованием почтовой системы
При совместной работе с помощью MS Project Server, схема которой представлена на рис. 20.12, руководитель проекта публикует проект на сервере, и сотрудники получают всю необходимую информацию о своих задачах на сервере. При этом можно использовать электронную почту как дополнительное средство оповещения сотрудников. Доступ к информации осуществляется с помощью стандартного браузера, поэтому ни сотрудникам, ни руководителю проекта не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение на свои компьютеры. Поступающие от сотрудников фактические данные могут вноситься в план как после одобрения руководителем, так и в автоматическом режиме, в зависимости от настроек, которые сделает руководитель.
Рис. 20.12. Схема совместной работы с использованием сервера MS Project Server
Однако преимущества сервера MS Project Server этим не ограничиваются – сервер предоставляет множество дополнительных возможностей. Так, с его помощью ресурсы могут сообщать руководителю об изменениях в своем персональном расписании, передавать задачи друг другу. На сервере хранятся документы, связанные с задачами проекта, и сообщения о возникающих проблемах.
Использование сервера MS Project Server необходимо для управления проектами в рамках организации, поскольку позволяет легко определить уровень текущей и запланированной загрузки сотрудников и спланировать финансовые затраты на проекты.
Таким образом, использование сервера удобно в тех случаях, когда в организации выполняется несколько проектов и руководители проектов и руководство хотят иметь централизованное хранилище проектной информации, чтобы эффективно управлять компанией. Рассмотрим использование сервера MS Project Server для публикации плана проекта и сбора фактических данных хода выполнения.