Совместная работа с помощью сервера MS Project Server
Учет фактических данных в плане проекта
Чтобы данные о фактическом ходе работы попали в план проекта, руководитель должен подтвердить их. Для просмотра полученных обновленных данных руководитель должен выбрать команду меню Collaborate › Update Project Progress (Совместная работа › Обновить ход проекта). После этого в MS Project откроется раздел Updates (Обновления), в котором отобразится список изменений в задачах, как при их согласовании. После утверждения руководителем фактических данных MS Project точно так же откроет файл проекта и сохранит в нем новые данные (файл 9.mрр).
Прием фактических данных от ресурсов можно автоматизировать, чтобы данные попадали в план проекта без утверждения руководителем. Для этого руководителю достаточно создать правило, автоматически обрабатывающее все поступающие сообщения об изменениях. Для создания правила в разделе Updates (Обновления) нужно щелкнуть на ссылке Set rules for automatically accepting changes (Создание правил для автоматического принятия изменений). На открывшейся странице следует нажать кнопку New Rule (Новое правило).
Создание правила осуществляется за несколько шагов. На первом шаге необходимо определить, какие типы изменений будут обрабатываться правилом. Если выбрать переключатель All of the message types below (Все перечисленные ниже типы сообщений), то правилом будут обрабатываться все сообщения. Чтобы правило обрабатывало только запросы на создание новых задач, нужно выбрать переключатель All new task requests (Все запросы на создание новых задач). Для обработки правилом запросов на делегирование задач выбирается переключатель All task delegation requests (Все запросы на делегирование задач), а для обработки изменений – All task updates (Все обновления задач).
Можно дополнительно уточнить список обрабатываемых изменений, указав условия их отбора. Для этого необходимо выбрать переключатель Only task updates that fit the following criterion (Только обновления задач, удовлетворяющие указанному условию), а затем определить фильтр, с помощью которого изменения будут отбираться.
На втором шаге нужно определить, к каким проектам должны относиться сообщения, обрабатываемые фильтром. Если выбрать переключатель All my current and future projects (Все текущие и будущие проекты), то правило будет применяться ко всем созданным проектам и к проектам, которые будут созданы в будущем. Если же выбрать переключатель Only the projects specified below (Только указанные ниже проекты), то в левом списке отобразятся существующие проекты. Среди них нужно выбрать те, к которым правило будет применяться, и перенести их в правый список с помощью кнопки Add › (Добавить ›). Чтобы правило применялось к проектам, создаваемым в будущем, следует установить флажок Including all future projects (Включая все будущие проекты).
Наше правило будет применяться только к проекту 6, и поэтому мы перенесли его в правый список и не установили флажок применения правила ко вновь создаваемым проектам.
На третьем шаге определяется, к сообщениям каких ресурсов будет применяться созданное правило. Если выбрать переключатель All current and future resources registered in MS Project Server database (Все текущие и будущие ресурсы, зарегистрированные в базе данных Microsoft Project Server), то правило будет применяться ко всем ресурсам, уже зарегистрированным к текущему моменту на сервере MS Project Server, и к тем, что добавятся в дальнейшем. Если же выбрать переключатель Only the resources specified below (Только указанные ниже ресурсы), то правило будет применено к тем ресурсам, которые вы выберете в левом списке и переместите в правый. Для перемещения нужно воспользоваться кнопкой Add › (Добавить ›). Чтобы правило относилось к сообщениям всех ресурсов, которые будут добавлены в будущем, необходимо установить флажок Including all future resources (Включая все будущие ресурсы). В нашем случае мы настроили правило так, чтобы оно распространялось только на сообщения от четырех ресурсов, задействованных в нашем проекте.
После нажатия кнопки Finish (Готово) создание правила завершается, и оно появляется в списке правил. Чтобы отредактировать или удалить правило, нужно щелкнуть на его названии, а затем нажать на соответствующую кнопку над таблицей со списком.
Можно запустить правило для обработки сообщений, поступивших к вам до того, как оно было создано. Для этого нужно щелкнуть на значке с крестом рядом с ярлыком Apply Rules (Применить правила) над таблицей. На появившейся вкладке нужно выбрать проект из раскрывающегося списка и нажать кнопку Run Rules Now (Обработать правила). По умолчанию правило применяется к сообщениям проектов, определенных в правиле, но если в раскрывающемся списке выбрать название другого проекта, то правило будет применено для него.
Делегирование задач
При совместной работе с помощью сервера MS Project Server член проектной команды может передавать (делегировать) свои задачи другим членам команды, например, если он не успевает выполнить их в срок. Эта операция требует одобрения со стороны руководителя проекта, но если настроить соответствующее правило, она может осуществляться автоматически.
Внимание
Ресурсы могут делегировать задачи только в том случае, если установлен соответствующий флажок в диалоговом окне настройки параметров совместной работы (см. раздел "Настройка MS Project для работы с сервером").
Выбор задачи для делегирования осуществляется в разделе Tasks (Задачи). В таблице со списком задач нужно установить курсор на нужную задачу и щелкнуть на ярлыке Delegation (Делегирование) над таблицей. После этого появится вкладка, на которой нужно нажать кнопку Delegate Task (Делегировать задачу). В нашем случае задачу Тестирование документации делегирует Тестировщик.
После нажатия этой кнопки открывается диалоговое окно, предназначенное для настройки параметров делегирования задачи. В нем нужно определить, кому будет делегирована задача, выбрав нужного сотрудника из раскрывающегося списка (Можно делегировать задачу и новому сотруднику, создав его учетную запись на сервере в момент делегирования, если это разрешено администратором). Например, в нашем случае задача делегируется Тестировщику 1. Кроме того, в этом диалоговом окне настраиваются параметры отслеживания задачи. Тот, кто делегирует задачу, может стать лидером задачи (lead): получить право утверждать фактические данные, приходящие от ресурса, и отслеживать задачу, то есть выполнять функции руководителя проекта для этой задачи. Для этого во втором пункте нужно выбрать переключатель Yes (Да).
Если вы стали лидером задачи, то автоматически устанавливается переключатель Yes (Да) в третьем пункте, означающий, что делегирующий задачу будет отслеживать ее сам. Этот переключатель можно выбрать и не будучи лидером задачи. Кроме того, делегирование можно сопроводить заметкой.
На следующем шаге делегирования сервер отобразит введенные вами параметры в табличной форме и после подтверждения отошлет запрос на делегирование. Он передается для утверждения ресурсу, которому делегирована задача, и руководителю проекта. После того как они подтвердят запрос, данные в файле проекта на диске обновятся (файл 10.mрр).
Совет
Использовать делегирование задач удобно не только для передачи задач в случае необходимости от сотрудника сотруднику, но и для организации работы над проектом командами. Руководитель проекта распределяет работу блоками между руководителями команд и устанавливает правило автоматического одобрения запросов на делегирование задач от них.Они же раздают задачи своим подчиненным и отслеживают ход их исполнения.