Совместная работа с помощью сервера MS Project Server
Согласование задач
В файле 6.mрр мы создали простой проект из трех задач, на которые назначили три ресурса. Чтобы опубликовать его в MS Project Server, нужно воспользоваться одной из команд подменю Collaborate › Publish (Совместная работа › Опубликовать). Поскольку опубликовать план можно с помощью нескольких команд этого подменю, рассмотрим их подробнее.
Совет
Если сотрудник постоянно работает с MS Project Server и получает информацию о задачах только на нем, то можно настроить папку Tasks (Задачи) в Outlook таким образом, чтобы при щелчке на названии папки автоматически загружалась страница сервера MS Project Server. Для этого нужно указать адрес сервера в качестве домашней страницы папки в диалоговом окне настройки ее свойств.
Попав на персональную страницу, сотрудник увидит сообщение о том, что он назначен на исполнение новых задач. Ссылка на эти задачи отображается в центре страницы. Над разделом с задачами отображается приветствие, в котором указан логин сотрудника. На рисунке видно, что мы находимся на персональной странице Проектировщика.
Чтобы просмотреть информацию о новых назначениях, сотрудник щелкает на ссылке, сообщающей о них. Другой способ просмотреть новые назначения – перейти в раздел Tasks (Задачи) с помощью верхнего меню страницы.
Этот раздел отображен на рисунке, где мы просматриваем страницы сервера MS Project Server в обычном браузере. В верхней части страницы находится меню для переключения между разделами, а в боковом меню расположены ссылки для изменения формата отображения списка задач и для осуществления дополнительных операций с задачами. В центре страницы располагается представление, в котором отображается список задач сотрудника и новая задача выделена специальным значком.
В нашем примере Проектировщику поступила задача Проектирование модуля с трудозатратами 15.03 часа (первая задача в проекте 6.mрр). Задачи в представлении сгруппированы по проектам, поэтому задача относится к суммарной задаче.
Чтобы принять все новые задачи, достаточно нажать кнопку Update All (Обновить все), а чтобы принять задачу, на которой установлен курсор, нужно нажать кнопку Update Selected Rows (Обновить выделенные строки). При этом руководителю проекта автоматически направляется сообщение о том, что сотрудник принял задачу.
Если сотруднику задача по каким-то причинам не подходит, можно отказаться от ее выполнения, установив на нее курсор и нажав кнопку Reject (Отклонить). Автоматически руководителю проекта будет направлено уведомление. В нашем проекте назначение отклонил Разработчик 2.
Если же нажать кнопку Hide (Скрыть), то задача будет удалена из расписания сотрудника, но руководитель не получит уведомления, и она сохранится в плане проекта. Эту кнопку стоит использовать для удаления из расписания самостоятельно созданных задач, которые еще не одобрены руководителем и не включены в план проекта.
Чтобы отправить руководителю комментарий или вопрос по поводу задачи, нужно воспользоваться кнопкой Insert Notes (Добавить заметки). После этого откроется окно, в котором можно ввести ее текст. После завершения ввода заметка добавляется к задаче, и для отсылки ее руководителю нужно воспользоваться кнопкой Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки).
Создание задачи сотрудником
С помощью MS Project Server сотрудник может предложить добавить в план проекта необходимые задачи, о которых забыл руководитель. Для этого предназначена ссылка Create a new task (Создание новой задачи) в левой колонке страницы. На странице создания задачи сотрудник выбирает проект, в который задача будет добавлена, определяет, к какой фазе проекта относится задача, вводит название, дату начала задачи и предполагаемые трудозатраты. Кроме того, задачу можно прокомментировать.
Новая задача добавляется в список задач сотрудника и после нажатия кнопки Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки) уведомление направляется руководителю, который должен утвердить включение задачи в план проекта. Например, в нашем случае Тестировщик добавил в план задачу Тестирование документации.