Совместная работа с помощью электронной почты. Согласование назначений.
При совместной работе с помощью электронной почты обмен данными происходит непосредственно между руководителем проекта и членами проектной команды (ресурсами проекта). При этом данные передаются вместе с письмами в виде вложения (attachment) в специальном формате.
Чтобы организовать совместную работу с использованием электронной почты, каждому члену проектной команды необходимо установить программу для чтения электронной почты, совместимую с MAPI, например Microsoft Outlook или Microsoft Outlook Express. Затем каждому нужно установить программу Microsoft Workgroup Message Handler, входящую в установочный комплект MS Project. Для ее установки нужно запустить файл \FILES\SUPPORT\WGSETUP\wgsetup.exe, расположенный на установочном диске MS Project.
MAPI (Messaging Application Programming Interface) – обозначение стандартного интерфейса для обмена сообщениями электронной почты. Обычно все почтовые программы для Windows совместимы с этим интерфейсом.
При установке этой программы нужно только выбрать папку размещения, никаких дополнительных настроек не требуется.
Эта программа обеспечивает возможность обрабатывать проектные данные, вложенные в сообщения, изменять их перед отправкой и добавлять получаемые данные в файл проекта. После того как программа установлена на компьютерах всех участников команды (включая руководителя), можно начинать совместную работу. Участникам проекта не нужно устанавливать MS Project – это необходимо только руководителю проекта.
Согласование назначений
После того как план создан и определены предварительные трудозатраты на выполнение задач, даты начала и окончания задач, нужно согласовать назначения с исполнителями. Чтобы использовать для этого электронную почту, в файл проекта нужно ввести адреса электронной почты ресурсов или названия их учетных записей в домене Windows.
Адреса учетных записей нужны, если в качестве почтового сервера в вашей сети используется Microsoft Exchange Server и почтовые записи в нем связаны с учетными записями в домене (это можно уточнить у администратора сети). В таком случае указание учетной записи избавляет нас от необходимости вводить адрес электронной почты. Например, в файле 1.mpp у ресурса Bogdanov мы указали именно учетную запись Windows, а адрес электронной почты не указывали.
Подготовка к отправке данных
Для ввода почтовых адресов или учетных записей в домене можно воспользоваться диалоговым окном сведений о ресурсе, в котором на вкладке General (Общие) есть поля Email (Адрес эл. почты) и Windows Account (Учетная запись Windows). Рядом с последним полем есть кнопка, щелкнув на которой можно выбрать пользователя из списка адресатов. Чтобы удостовериться, что для всех ресурсов введена необходимая информация, можно добавить в ресурсную таблицу Entry (Ввод) поля Email (Адрес электронной почты) и Windows User Account (Учетная запись Windows). Например, в файле 1.mpp эти поля добавлены в таблицу Entry (Ввод).
Даже если у ресурса не указан адрес электронной почты, при отсылке писем программа будет пытаться найти адрес ресурса в адресной книге, что очень неудобно. Поэтому, если ресурс не участвует в совместной работе, нужно указать это программе. В диалоговом окне сведений о ресурсе на вкладке General (Общие) есть раскрывающийся список Workgroup (Рабочая группа). В нем следует выбрать пункт None (Нет). Например, в файле 1.mpp именно такая настройка сделана для Иванова.
Отправка данных
Когда ресурсные данные введены, можно рассылать информацию. Для этого в подменю Collaborate › Publish (Совместная работа › Опубликовать) нужно выбрать либо команду All Information (Все данные), либо команду New and Changed Assignments (Новые и измененные назначения). В первом случае MS Project просто разошлет проектную информацию всем ресурсам без возможности дополнительных настроек. Во втором случае появится диалоговое окно, предназначенное для настройки публикации проектных данных. В обоих случаях перед началом операции программа запросит подтверждение на сохранение файла.
В диалоговом окне публикации новых и измененных назначений (рис. 20.2, файл1.mpp) отображаются назначения, информация о которых будет разослана членам проектной команды. Вверху диалогового окна расположен раскрывающийся список, с помощью которого можно выбрать, какие задачи должны быть разосланы: все (пункт списка Entire project (Всего проекта)), задачи текущего представления (Current view (Текущего представления)) или выделенные в представлении задачи (Selected items (Выбранных элементов)).
Поэтому, если вы хотите опубликовать только часть задач проекта, нужно предварительно отфильтровать представление и затем выбрать в указанном раскрывающемся списке пункт Current view (Текущего представления). Если же нужно опубликовать незначительное число задач, то можно выделить их в таблице и затем перейти в диалоговое окно публикации новых и измененных назначений с помощью одноименной команды в контекстном меню выделенных задач. В этом случае диалоговое окно сразу будет отображать только выделенные в таблице задачи.
Примечание
Несмотря на то что в диалоговом окне выбран режим отображения всех задач проекта, в таблице не отображается задача, в которой задействован Иванов. Это произошло потому, что он не участвует в совместной работе.