Ввод входящих остатков. Ввод торговых остатков.
Ввод операций входящих остатков
Наиболее простым способом ввода остатков является ввод операций вручную. В этом случае следует открыть журнал операций и начать вводить операции входящих остатков.
В качестве даты операции должна указываться определенная вами дата ввода остатков. Если она установлена в качестве рабочей, то система сама будет подставлять ее при вводе операции.
В качестве суммы операции, очевидно, имеет смысл указывать сумму всех проводок. Для того, чтобы система это делала автоматически, перед вводом операции следует в режиме "Сервис › Параметры › Операция" в параметре "Расчет суммы операции" выбрать вариант "По всем проводкам". В этом случае вам не нужно будет заполнять сумму операции, а она будет автоматически заполняться по мере ввода проводок.
Номер операции системой присваивается автоматически, и, как правило, менять его смысла не имеет.
В качестве содержания операций следует вводить некоторый текст, характеризующий операцию как ввод входящих остатков. Например, "Ввод входящих остатков по материалам".
Далее следует непосредственно вводить проводки входящих остатков. При этом в каждой проводке счет, по которому вводится остаток, указывается в дебете или в кредите (в зависимости от того, дебетовый или кредитный остаток), а в качестве второго счета указывается некоторый фиктивный счет, например, "00". Если счета "00" нет в плане счетов, его следует туда ввести. Причем этот счет нельзя сделать забалансовым, так как он должен будет корреспондировать в проводках с балансовыми счетами. Причем, в дальнейшем данный фиктивный счет "00" не следует использовать для других целей, так как он балансовый, и остаток по нему после даты начала ведения учета должен быть нулевым.
При вводе проводок после выбора счета могут быть запрошены значения субконто, валюты, количества и суммы в валюте, в зависимости от настроек учета выбранного счета. Их следует заполнять в соответствии с описанными выше принципами ввода остатков.
При большом количестве входящих остатков их целесообразно вводить в виде нескольких операций. Например, остатки по счету, имеющему большое количество объектов аналитики, можно ввести отдельной операцией, а остатки по тем счетам, по которым не ведется аналитический учет, объединить в одну операцию.
При вводе остатков по объектам аналитики, если сами объекты аналитики, являющиеся элементами справочников, не были ранее введены в систему, их можно вводить непосредственно в процессе выбора. Для отдельных видов субконто, имеющих тип "Справочник" (обычно с небольшим количеством значений) в конфигурации может быть задан режим выбора, не предусматривающий добавление и редактирование. В этом случае нужно открыть соответствующий справочник и ввести нужное значение, а затем произвести выбор.
Все возможные значения валют рекомендуется внести в справочник валют до начала ввода остатков.
Перечислим несколько способов ускорения ввода входящих остатков, которые можно использовать при большом количестве входящих остатков.
Если ввод остатков выполняется несколькими операциями, можно воспользоваться копированием операций в журнале операций, установив предварительно в режиме настройки параметров ("Сервис › Параметры › Операция") копирование даты и содержания операции. Установка режима "Копирование проводок при копировании операции", как правило, использовать при вводе остатков не имеет смысла.
При вводе операции с большим количеством остатков по объектам аналитики можно воспользоваться копированием проводок в форме операции или установить в параметрах режим "Автоматический ввод новой проводки с копированием" ("Сервис › Параметры › Операция"). При этом после ввода одной проводки следующая будет создана автоматически с копированием всех реквизитов введенной до этого проводки. При этом для установки в новой проводке другого значения субконто нужно будет воспользоваться кнопкой выбора в поле ввода субконто или клавишей F4.
В отдельных случаях для ввода входящих остатков может быть использован режим типовых операций. Однако, для этого должна быть создана специальная типовая операция. Подробно этот режим описан в главе "Типовые операции".
Кроме перечисленных способов ускорения ввода остатков, существует возможность использования для ввода остатков специально разработанных в конфигурации документов. Например, это могут быть документы, не только формирующие проводки, но и заполняющие регистры (см. также п. "Ввод торговых остатков").
Если такие документы не предусмотрены в поставленной вам конфигурации, то их имеет смысл создавать только в специальных случаях, например, для автоматизации ввода большого количества остатков по нескольким видам субконто или выполнения автоматической загрузки остатков из других программ. Заметим, что последнее может выполняться средствами конфигурирования не только с помощью документов, но и просто записью операций из алгоритма, написанного на встроенном языке.