Работа с бланками строгой отчетности
По общему правилу можно применять ККТ при расчетах за оказанные населению услуги, если для вида деятельности организации утверждены формы бланков строгой отчетности.
Организация имеет право оформлять получение денег от населения либо бланками строгой отчетности, либо чеком ККТ (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ).
Исключения могут быть установлены только в специальных нормативных актах, регулирующих деятельность организации. Например, деятельность ломбардов регулирует Закон от 19 июля 2007 г. №196-ФЗ, который обязывает их использовать сохранные квитанции и залоговые билеты (ст. 7 и 9 Закона от 19 июля 2007 г. №196-ФЗ). Поэтому ломбард не имеет права применять ККТ вместо бланков строгой отчетности. Аналогичную точку зрения высказывает и Минфин России в письме от 18 марта 2008 г. №03-01-15/3-67.
Нельзя использовать приходный кассовый ордер (форма №КО-1) в качестве бланка строгой отчетности.
Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) в качестве бланка строгой отчетности не соответствует требованиям действующего законодательства (постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359). В частности, в нем не предусмотрены такие обязательные реквизиты, как шестизначный номер и серия бланка. Таким образом, использовать приходный кассовый ордер как бланк строгой отчетности при расчетах с населением нельзя. Организацию могут оштрафовать за неприменение ККТ (ст. 14.5 КоАП РФ).
Перед применением регистрировать бланки строгой отчетности в налоговой инспекции не нужно.
На сегодняшний день ни в Законе от 22 мая 2005 г. №54-ФЗ, ни в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359 нет требования о регистрации бланков строгой отчетности в налоговой инспекции. Поэтому регистрировать их не нужно. Аналогичная точка зрения выражена в письмах Минфина России от 25 ноября 2010 г. №03-01-15/8-250, от 16 ноября 2006 г. №03-01-15/11-297.
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности
При оказании платных услуг населению организация может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ).
При организации учета и хранения бланков строгой отчетности нужно применять указания, утвержденные протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 29 июня 2001 г. №4/63-2001.
Протокол ГМЭК от 29 июня 2001 г. №4/63-2001 на сегодняшний день не отменен. Однако он составлен на основании и во время действия нормативно-правовых актов, утративших свою силу. Поэтому его можно применять в части, не противоречащей Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359.
Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359.
Поступившие БСО оформляются в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме, утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. №4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации. Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359.
Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359).
Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:
- форму, утвержденную в протоколе ГМЭК по ККМ от 29 июня 2001 г. №4/63-2001;
- форму, утвержденную для бюджетных организаций приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. №173н.
Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.
Это следует из пункта 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359, и письма Минфина России от 31 августа 2010 г. №03-01-15/7-198.
Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
- автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
- при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Об этом говорится в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359.