Работа с бланками строгой отчетности
Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными
Порядок действий при оформлении бланков строгой отчетности зависит от способа, которым рассчитывается клиент (гражданин).
Если клиент рассчитывается наличными, то бланк строгой отчетности оформите в следующем порядке:
- заполните бланк за исключением места для подписи. Если отдельные графы бланка заполнить невозможно из-за отсутствия соответствующей информации у организации, то поставьте в них прочерк;
- получите от клиента деньги;
- назовите полученную сумму денег и положите их отдельно на виду у клиента;
- подпишите бланк (при наличии такого реквизита в форме бланка);
- назовите сумму сдачи и выдайте ее клиенту вместе с бланком (бумажные купюры и разменные монеты выдавайте одновременно).
Если клиент рассчитывается платежной картой, то бланк строгой отчетности оформите в следующем порядке:
- возьмите у клиента платежную карту;
- заполните бланк за исключением места для подписи. Если отдельные графы бланка заполнить невозможно из-за отсутствия соответствующей информации у организации, то поставьте в них прочерк;
- вставьте платежную карту в специальное устройство считывания информации и получите подтверждение оплаты по платежной карте;
- подпишите бланк (при наличии такого реквизита в форме бланка);
- верните клиенту платежную карту вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.
Если оплата происходит и платежной картой, и наличными одновременно (смешанная оплата), то сдачу, платежную карту и бланк строгой отчетности выдайте клиенту одновременно.
Такой порядок установлен пунктом 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359.
Независимо от способа получения оплаты при заполнении бланка строгой отчетности необходимо обеспечить заполнение не менее чем одной его копии. В противном случае бланк должен иметь отрывную часть. Из этого правила есть исключения:
- нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти (например, Минкультуры России) установлен иной порядок заполнения бланка документа;
- все реквизиты документа заполняются типографским способом при изготовлении бланка документа;
- все или часть реквизитов документа указываются в электронном виде.
Об этом сказано в пункте 8 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359.
Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359).
При формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
- автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
- при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия бланка.
Об этом сказано в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. №359.
Кроме того, по своим параметрам функционирования автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к ККТ (п. 1 ст. 4 Закона от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ). Например, обеспечивать одновременное оформление не менее одной копии документа. Обычный компьютер для формирования бланков строгой отчетности не может быть использован. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 ноября 2010 г. №03-01-15/8-250, от 3 февраля 2009 г. №03-01-15/1-43, от 26 ноября 2008 г. №03-01-15/11-362.
Технические характеристики и параметры функционирования ККТ должен утвердить Минпромторг России (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. №470). В настоящее время подготовлен проект такого приказа (http://www.minpromtorg.gov.ru/docs/projects/292). После его утверждения данные технические характеристики и параметры функционирования могут быть применимы к условиям использования автоматизированных систем для формирования бланков строгой отчетности. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 августа 2010 г. №03-01-15/6-170.