Ввод информации о клиентах
Информация обо всех клиентах торгового предприятия – поставщиках и покупателях в конфигурации объединяется единым понятием контрагенты.
Каждый контрагент в информационной базе – это отдельная сторонняя организация, которая, как и любая организация торгового предприятия, может быть как юридическим, так и физическим лицом.
Контрагент может быть поставщиком, покупателем или не относится ни к одной из этих категорий. Один и тот же контрагент может являться одновременно и поставщиком, и покупателем. Для того чтобы определить, является ли контрагент поставщиком или покупателем, необходимо установить соответствующий флаг в карточке контрагента.
Все взаиморасчеты с контрагентом ведутся в рамках договоров. Договоры с контрагентом как с организацией заключаются с организацией торгового предприятия. То есть в договоре с контрагентом обязательно должна быть указана та организация торгового предприятия, от имени которой заключаются договоры с контрагентом.
Вид заключаемых договоров зависит от того, кем является контрагент, если контрагент является поставщиком, то для него доступны виды договоров С поставщиком и С комитентом.
Если контрагент является покупателем, то для него доступны виды договоров С покупателем и С комиссионером. Договор с видом Прочее можно оформлять в любом случае, даже если в форме контрагента не установлен ни один из флагов, то есть контрагент не является ни поставщиком, ни покупателем. Примером такого вида договора может служить договор с таможней.
В зависимости от варианта ведения взаиморасчетов, установленных в договоре, договоры могут быть детализированы до уровня сделки (Заказ покупателя, Заказ поставщику). Предусмотрена также дополнительная возможность детализации договоров до уровня расчетных документов (документ отгрузки (поступления), платежный документ).
С контрагентом можно оформить любое количество договоров. Один из договоров нужно установить как основной договор. Этот договор будет подставляться в документы по умолчанию.
Если с контрагентом ведутся безналичные расчеты, то для контрагента должен быть введен список банковских счетов. Информация о договорах и банковских счетах контрагентов вводится на закладке Счета и договоры.
Несколько контрагентов в конфигурации могут быть объединены в "холдинг". То есть имеется головная организация контрагента и несколько филиалов. В справочник контрагентов в этом случае заносится информация о каждом филиале и о головной организации холдинга. Головная организация холдинга устанавливается для каждого филиала как Головной контрагент. Для филиала обязательно устанавливается флаг Входит в холдинг, для головной организации этот флаг не устанавливается.
Взаиморасчеты ведутся отдельно с каждым контрагентом-филиалом и с контрагентом-головной организацией холдинга. В отчетах можно будет получать информацию о взаиморасчетах как по каждому филиалу и головной организации, так и в целом по холдингу.
Исходя из всего вышесказанного, можно представить структуру взаимосвязи контрагентов и организации в виде следующей схемы.
Связь торгового предприятия с контрагентами:
Контрагенты могут быть сгруппированы по группам классификатора справочника, например: Поставщики, Комитенты, Покупатели и Комиссионеры. Справочник контрагентов имеет неограниченное количество уровней вложенности. Кроме того, каждый контрагент может иметь несколько различных свойств и категорий. В дальнейшем можно проводить дополнительный анализ по свойствам и категориям контрагентов.