Организация документооборота. Документопотоки.
Движение исходящих документов
Схема движения исходящих документов
Прохождение исходящих документов включает в себя:
- составление проекта документа;
- его изготовление;
- согласование (визирование);
- подписание;
- утверждение (если необходимо);
- регистрацию;
- экспедиционную обработку;
- сортировку по способам отправки;
- отправку.
Изготовление документов
Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.
Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).
На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились.
Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.
Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.
Экспедиционная обработка
В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:
- наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);
- наличие печати (если она необходима);
- наличие даты и регистрационного номера;
- правильность адресации;
- наличие всех страниц и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
Сортировка
После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:
- документы, отправляемые по почте;
- документы, отправляемые по факсу;
- документы, отправляемые с курьерами.
При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.
Отправка
Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.
Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.
При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.
Движение внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.