Карточная система регистрации документов
Единая регистрационно-контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6 (рис. 3).
Рис. 3. Форма регистрационно-контрольной карточки
В поля карточки заносят следующую информацию.
- Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих – сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних – указывают вид документа (08).
- Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.
- Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09.10 реквизиты).
- Краткое содержание – заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
- При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).
- В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).
- В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.
Фонд №, Опись №, Дело №– позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.
Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:
В позиции "Примечание" указывается фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.
При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк – лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.