Индексация
Индексация – проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д.
Например: 02-12/156, где:
- 02 – должное лицо – адресат;
- 12 – корреспондент;
- 156 – порядковый регистрационный номер.
Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа.
Например: 01-20/156, где:
- 01-20 – номер дела по номенклатуре дел;
- 156 – порядковый регистрационный номер.
При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:
- расположение составных частей индекса должно быть постоянным;
- система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.
Если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным является использование только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.