Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

• Формирование дел

  Дело – "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"1. | Формирование дела – "группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела"2.

• Номенклатура дел

  Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. | Номенклатура дел – "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке"1.

• Экспертиза ценности документов

  Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации.

• Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

  Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.