Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.

Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 №595-РМ установлен размер штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу: 70 минимальных окладов – за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу), 35 – за отказ от передачи на государственное хранение, 28 – за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения "Мосгорархив" к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними.

В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо:

1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.
2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе – сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:
   • если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле – как один лист;
   • на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;
   • если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.
3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.
4. Составить заверительную надпись дела (Приложение).
5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела (Приложение).
6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).
7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (Приложение).

Взаимодействие государственных архивов с коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе.