Номенклатура дел
Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке"1.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.
Формуляр номенклатуры дел:
- постоянные реквизиты "единого" бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);
- переменные реквизиты "единого" бланка:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- подпись составителя (21);
- гриф согласования (22)2;
- гриф утверждения (15).
В заголовке номенклатуры дел указывают "на_____год". Например:
Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.
| Индекс дела | Заголовок дела (тома,части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и №статей по перечню6 | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.
Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2. Например:
- 01. Дирекция
- 02. Бухгалтерия и т.д.
В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела. Например: 01-05.
В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее – распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;
- заголовки типа "Общая переписка", "Материалы разные" и т.п. не допускаются.