Система Золушка
Программно-технологический комплекс "Золушка-WIN. Электронная канцелярия" состоит из 3-х функциональных компонент программных систем:
- "Служебная корреспонденция" характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель;
- "Решения и распоряжения" отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности;
- "Письма граждан" характеризуется тем, что связующим началом пакета писем является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
Система "Золушка-WIN. Служебная корреспонденция" предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения.
Система обеспечивает:
- Регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке.
- Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу.
- Регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов).
- Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям.
- Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения.
- Подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.
- Поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ).
- Формирование истории движения документов.
- Организацию доступа к электронным копиям документов.
- Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.
Однако ни одна система электронного документооборота не может заменить документооборота традиционного и существует параллельно с ним, поскольку электронные версии документов не могут являться гарантией юридической достоверности информации.
Типичной особенностью всех изученных систем электронного документооборота является долговременный, трудоемкий ввод и максимально ускоренный поиск информации. Принято считать, что внедрение систем эффективно при годовом объеме документооборота свыше 10 тысяч единиц документов в год.