Номенклатура дел
Заголовок дела должен состоять из следующих элементов:
- наименование вида или разновидности документов;
- наименование предприятия или структурного подразделения;
- корреспондент;
- краткое содержание документов дела;
- название региона, с которым связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документа.
Заголовок может начинаться с указания вида документов ("Приказы", "Протоколы") и разновидности документов (… "по основной деятельности",… "заседаний совета директоров"). Если в качестве вида документов названы "Планы…" или "Отчеты…", необходимо указать периодичность и характер документов. Например: "Годовой финансовый план" или "Квартальные отчеты о сбыте продукции".
Заголовок может начинаться со слов "Документы…" или "Материалы…". В этом случае необходимо в скобках перечислить основные виды документов дела. Например: "Материалы научно-производственной конференции (список участников, повестка дня, тезисы докладов, решение)".
Заголовок может начинаться со слова "Переписка". В этом случае необходимо указать, с кем и по какому вопросу она ведется. Если в дело помещена переписка с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Например: "Переписка с фирмой "Закат" о поставках оборудования". Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее видовое название. Например: "Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья". Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают вопрос, по которому она ведется. Например: "Переписка о подготовке научно-практической конференции".
В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.
Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001 году.
В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.
Сроки хранения некоторых документов даны в Приложении.
В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, "Дело не заведено" и т.д.
При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе оставляют резервные номера (свободное место) для того, чтобы была возможность внести в номенклатуру заголовки дел, сформированных в течение года.
Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования (22) с экспертной комиссией (ЭК). Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении.
Номенклатуру дел утверждает руководитель организации (15).
До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел.
В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел.
После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (Приложение).
Примечания:
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.
- Заполняется при необходимости.