Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Регистрация документов

• Общие положения

  Регистрация – фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. | Регистрация документа – "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения"1.

• Журнальная форма регистрации документов

  Журнал регистрации входящей корреспонденции | Дата поступления и регистрационный номер | Корреспондент, дата и номер документа | Краткое содержание | Распределение и перераспределение | Ход исполнения, отметка о хранении | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.

• Карточная система регистрации документов

  Единая регистрационно-контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6 (рис. 3). | Рис. 3. Форма регистрационно-контрольной карточки | В поля карточки заносят следующую информацию. | Корреспондент.

• Индексация

  Индексация – проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д.

• Систематизация РКК

  Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК: | алфавитный;

• Контроль исполнения документов

  Контроль – неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля – своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций: | контроль исполнения по существу поставленных задач;