Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Введение

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:

• получение информации и ее обработка;
• анализ, подготовка и принятие решений;
• выполнение решений;
• учет и контроль принятых решений.

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами".¹ Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:

• организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
• организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
• координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;
• передача документов внутри и между структурными подразделениями;
• создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;
• разработка и использование унифицированных форм документов;
• организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
• регистрация документов;
• организация хранения и использования документов;
• организация контроля исполнения документов;
• проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.

Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.

Основные (административные) функции управления – планирование, организация, координация, контроль.

Специальные функции управления – финансирование, учет, снабжение и т.д.

Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Система ОРД включает в себя три документационных массива:

1. Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).
2. Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).
3. Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).

В учебном пособии рассматриваются вопросы составления, оформления, регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации, хранения организационно-распорядительных документов.

Примечание:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.1, п.1.