Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Оформление постоянных реквизитов

01. Воспроизведение на документе Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением "О Государственном гербе Российской Федерации". Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на своих документах не имеет права.

02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на документах органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации. Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации на своих документах не имеет права.

03¹. Эмблема организации – зарегистрированное в соответствии с законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" символическое графическое изображение, которое позволяет идентифицировать (определить, установить) товаропроизводителя. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего направления ее деятельности.

04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Любое зарегистрированное в установленном порядке предприятие имеет код ОКПО (восемь арабских цифр) или код ОКОГУ.

05. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

Код ОКУД проставляется только на унифицированных² документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например: 0221052 – должностная инструкция; 0222152 – штатное расписание; 0276030 – график отпусков.

06. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. При существовании вышестоящей организации над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Наименование структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Например³:

07. Реквизит "Справочные данные об организации" включает в себя почтовый адрес, указанный в соответствии с территориально-административным делением страны и почтовыми Правилами, и номера телефонов. Другие сведения указываются по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес в Internet, банковские реквизиты и др.).

08. Наименование вида документа указывается в случае, если оформляется любой вид ОРД, кроме письма. Вид документа "письмо" не указывается.

Примечания:

1. Реквизиты 01, 02, 03 никогда не воспроизводятся одновременно. Реквизиты 01, 02, 03 могут на документе отсутствовать
2. Унификация – приведение к единому образцу.
3. Здесь и далее фрагменты образцов приводятся без соблюдения требований к полям страницы, предусмотренных ГОСТ.