Оформление переменных реквизитов
09. Дата – один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.
Дата подписания является датой приказа, указания, распоряжения письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, договора.
Дата принятия коллегиальным органом является датой постановления, решения.
Дата утверждения является датой устава, положения, инструкции, правил, плана, отчета.
Дата зафиксированного события является датой акта, протокола.
Реквизит "Дата документа" оформляется цифровым способом, т.е. тремя парами арабских цифр (день, месяц, год). Например: 0 5. 0 5.99 или 24. 0 5.99 или 25.12.991.
Дата документа проставляется при регистрации документа до обозначения "№" в постоянной части реквизита, изображенной на бланке. Например:
10. Реквизит "Регистрационный номер" проставляется при регистрации документа после обозначения "№" в постоянной части реквизита, изображенной на бланке. Например2:
11. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" проставляется в ответном письме в постоянной части реквизита, изображенной на бланке. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Например:
12. Реквизит "Место составления или издания документа" указывают в соответствии с принятым территориально-административным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями3. Для юридического лица местом составления или издания документа является место его нахождения, которое определяется местом его юридической регистрации. Место составления или издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации. Например: "Московский государственный технический университет".
13. Наличие в документе реквизита "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной и коммерческой документированной информации, неправомерное обращение к которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу.
Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О государственной тайне" (1993), в котором установлены степени секретности: "особой важности", "совершенно секретно", "секретно". Грифом ограничения доступа к документу является и гриф "для служебного пользования".
Частные коммерческие структуры доступа к государственной тайне не имеют и применяют другие обозначения ограничения доступа к информации.
Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Например:
Конфиденциально
…или:
КТ4
Гриф ограничения доступа к документу при необходимости может дополняться номером экземпляра документа. Например:
Конфиденциально
Экз. 2