Оформление переменных реквизитов
21. Должностные лица подписывают документы (принимают решения и несут за них ответственность) по вопросам, входящим в их (должностных лиц) компетенцию и в рамках делегированных им полномочий. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Реквизит "Подпись" располагается под текстом (ниже на одну-две строки) или под отметкой о наличии приложения (ниже на одну-две строки). Наименование должности фиксируется от границы левого поля. Сокращения слов не допускаются. Например, если документ оформлен на бланке:
Или, если документ оформлен не на бланке:
Если наименование должности включает в себя более двух слов, его оформляют в несколько строк, длиной не более 73 мм. Расшифровка подписи указывается на последней строке наименования должности. Например:
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту (/) перед наименованием должности.
Должностные лица подписывают подлинники документов.
Под документом указывается одна подпись. Исключение составляют: акт, протокол, договор, письмо гарантийное, письмо коллективное, доверенность на совершение финансово-хозяйственных операций.
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в соответствии с должностными рангами. Например:
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне. Например:
22, 23. Согласование – предварительная оценка содержания и оформления документа.
Существует две формы согласования: согласование внешнее, т.е. предварительная оценка специалистов сторонних организаций. Внешнее согласование оформляется грифом согласования (реквизит 22); согласование внутреннее (визирование), т.е. предварительная оценка специалистов организации-автора (реквизит 23).
Внешнее согласование (реквизит 22) оформляется двумя способами:
- путем проставления личной подписи должностного лица;
- путем издания распорядительного документа.
При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, согласовавшего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты согласования. Дату согласования вписывают от руки после проставления личной подписи. Например:
Если согласование осуществляют организационно-распорядительным документом (письмом, решением, актом, протоколом и др.), гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия) и наименования вида документа в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД. Например:
