Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:
- постоянные реквизиты бланка письма:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- справочные данные (07);
- код ОКПО (04);
- переменные реквизиты бланка письма:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)6;
- адресат (14)7;
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20)8;
- подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21);
- печать (24)9;
- отметка об исполнителе (26)10.
Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос "о чем?". Например:
Об аренде автомобиля.
…или:
О вывозе мусора.
…или:
Об обучении сотрудника.
…или:
О размещении рекламы.
Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас…. Далее по смыслу – "оказать услугу" (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов "оказать услугу" в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:
Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.
В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.
Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:
Оплату гарантируем с р/с…
…или:
Оплату гарантируем. Наш р/с…
…или:
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…
Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.
Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.
Пример оформления гарантийного письма приведен в Приложении.