Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем.
Конструкции с отглагольным существительным
В переписке государственных организаций для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного и глагола вместо простой глагольной формы ("расщепление сказуемого"). Например:
| Правильно | Неправильно |
|---|---|
| оказать содействие | посодействовать |
| оказать помощь | помочь |
| произвести уборку | убрать |
| произвести учет | учесть |
| оказать поддержку | поддержать |
| произвести ремонт | отремонтировать |
Ограниченное употребление глаголов в личной форме
Государственному стилю переписки свойственен неличный (безличный) характер изложения текста. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица употребляются в неопределенно-личном значении. Например:
Комиссией проведена проверка…
…или:
Министерством принято решение…
Кроме того, активно используются страдательные конструкции, в отличие от форм действительного залога. Например:
Проектом предусмотрено сооружение здания… (а не: Проект предусматривает).
| Желательно | Нежелательно |
|---|---|
| нами будет выполнено | мы выполним |
| Вами предложено | Вы предлагаете |
Построение предложений
При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым в качестве главного члена, с которого начинается предложение. ("Просим выслать план модернизации оборудования"). В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). Например:
Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов.
Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно следует непосредственно за этим словом. Например:
В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие…
Если придаточное относится ко всему главному предложению, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения. Например:
При условии досрочного и качественного выполнения полного объема работы, заказчик обязуется… (обстоятельства совершения действия).
…или:
Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлено технико-экономическое обоснование… (поясняется основная мысль предложения).