• Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

    Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем.

    Общие положения

    Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в Приложении.

    Письмо – основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо – основа управленческих коммуникаций.

    Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

    Оптимальный объем текста – 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

    При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

    • постоянные реквизиты бланка письма:
      • эмблема (03);
      • наименование организации (06);
      • справочные данные (07);
      • код ОКПО (04);
    • переменные реквизиты бланка письма:
      • дата (09);
      • регистрационный номер (10);
      • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)1;
      • адресат (14);
      • заголовок (17);
      • текст (19);
      • отметка о наличии приложения (20)2;
      • подпись (21);
      • отметка об исполнителе (26).

    Сопроводительное письмо

    Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

    • постоянные реквизиты бланка письма:
      • эмблема (03);
      • наименование организации (06);
      • справочные данные (07);
      • код ОКПО (04);
    • переменные реквизиты бланка письма:
      • дата (09);
      • регистрационный номер (10);
      • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)3;
      • адресат (14);
      • заголовок (17);
      • текст (19);
      • отметка о наличии приложения (20)4;
      • подпись (21);
      • отметка об исполнителе (2б)5.

    Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос "о чем?". Например:

    О материалах конференции.

    …или:

    Об отзыве на статью.

    Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

    Направляем Вам…,
    Возвращаем Вам…,
    Высылаем Вам…
    .

    Допускается начинать текст письма фразами типа:

    В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)…
    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)…

    Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.

    Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

    Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

    Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

    Пример оформления сопроводительного письма приведен в Приложении.

    Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.