Составление и оформление протоколов
Протокол – справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность – принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:
- постоянные реквизиты "единого" бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ);
- переменные реквизиты "единого" бланка:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20)1;
- подписи (21).
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – окончания. Например: 19-20.09.99.
Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы. Например:
…или:
…или:
Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.
Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:
Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).
Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников. Например:
Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)
…или:
Присутствовали: 120 чел. (регистрационный лист прилагается)
Приглашенные:
…или:
Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос "о чем?". Например:
Повестка дня:
- О проекте производства продукции совместно с…
Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.
- Об участии в отраслевой выставке…
Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.