Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Составление и оформление протоколов

Протокол – справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность – принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:

• постоянные реквизиты "единого" бланка:
  • эмблема (03);
  • наименование организации (06);
  • наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ);
• переменные реквизиты "единого" бланка:
  • дата (09);
  • регистрационный номер (10);
  • место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12);
  • заголовок (17);
  • текст (19);
  • отметка о наличии приложения (20)¹;
  • подписи (21).

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – окончания. Например: 19-20.09.99.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы. Например:

…или:

…или:

Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.

Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:

Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).

Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников. Например:

Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)

…или:

Присутствовали: 120 чел. (регистрационный лист прилагается)
Приглашенные:

…или:

Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос "о чем?". Например:

Повестка дня:

1. О проекте производства продукции совместно с…

   Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.

2. Об участии в отраслевой выставке…

Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.