Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем.
Причастные и деепричастные обороты
Придаточные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Причастный оборот может следовать за определяемым словом ("тема, выполненная институтом") или предшествовать ему ("выполненная институтом тема"). Причастный оборот не должен включать в себя определяемое существительное.
Правильно: Интерес, проявленный к выпускаемой продукции.
Неправильно: Проявленный интерес к выпускаемой продукции.
Место деепричастного оборота относительно свободное. Деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо – субъект действия, и ни в коем случае – с объектом.
Правильно: Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.
Неправильно: Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.
Структура текста
Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.
Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т.д.
В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.
В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим.
Для удобства восприятия текст письма делится на абзацы, т.е. новая мысль начинается с красной строки.
Особенности стиля переписки коммерческих организаций
Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому…, если возможно… и т.п.
Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу, считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность должностного лица за принятые решения.
В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые языковые формулы, "нанизывание падежей" и отглагольные существительные.