Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем.

Стиль переписки государственных организаций

Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

Сообщаем, что в период с… по…
Установлено, что в период с… по…
Сообщаем, что по состоянию на…
Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам…
Направляем Вам согласованный с…
Направляем на рассмотрение и утверждение…
Проверкой установлено, что…
Считаем целесообразным…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
Просим Вас рассмотреть вопрос…
Просим Вас изыскать возможность…
Принимая во внимание, что…, просим….

В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты… (гарантийное письмо)

…или:

… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции
… в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном ("нанизывание падежей") – характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном. Например:

Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

…или:

Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

Ограниченная сочетаемость слов

Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.