Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Оформление переменных реквизитов

25. Реквизит "Отметка о заверении копии".

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Должностные лица копии документов не подписывают. Для придания копии юридической силы оформляется "Отметка о заверении копии".

Состав реквизита: надпись Верно, проставляемая от границы левого поля от руки или специальным штампом, должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения. Например:

Если копия направляется в стороннюю организацию, отметка о заверении копии должна включать в себя оттиск печати, поставленный в соответствии с правилами оформления реквизита 24. Печати ставятся на копии документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

Любая организация вправе заверить копии только тех документов, автором которых она является. Исключение составляют нотариальные конторы и архивные учреждения.

26. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется от границы левого поля в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает в себя фамилию (или фамилию, имя, отчество) автора текста и номер его служебного телефона⁸. Допускается указывать номер факса. Например:

…или:

…или:

27. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об исполнении или краткие сведения о бездокументном исполнении, слова В дело, номер дела, в котором будет храниться документ, дату решения вопроса и личную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется от границы левого поля в нижнем углу лицевой стороны первого или последнего листа документа.

28. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется в середине нижней части лицевой стороны первого листа документа от руки или специальным штампом. В оттиск штампа может быть включено наименование организации, получившей документ.

Реквизит всегда включает в себя дату поступления и порядковый регистрационный номер в том случае, если документ будет зарегистрирован. Например:

29. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа" проставляется в момент оформления документа. Включает в себя данные, необходимые для оперативного поиска информации (диск, каталог, имя файла и т.п.).

Если документ оформлен на двух и более листах, они должны быть пронумерованы арабскими цифрами в середине верхнего поля, начиная со второго листа с цифры 2.

Примечания:

1. В реквизите "Дата документа" обозначения "год", "года", "г." не проставляются.
2. Текст, набранный курсивом, в документах оформляется от руки.
3. Перед наименованием Москва и Санкт-Петербург обозначение "г." не ставится.
4. Коммерческая тайна.
5. Не допускается использовать изменение по падежам и предлоги. Нельзя: " В фирму "Заря"" или "Фирме "Заря"".
6. Не допускается использовать изменение по падежам и предлоги. Нельзя: " В отдел сбыта" или "Отделу сбыта".
7. Реквизит "Заголовок к тексту" в документе должен быть всегда.
8. Слово Исполнитель, отметка Исп., инициалы исполнителя не указываются.