Оформление переменных реквизитов
17. Заголовок – краткое содержание – отвечает на вопрос "о чем (о ком)?", начинается с прописной буквы с предлогов "О" или "Об", занимает не более двух строк7. После заголовка точка (.) не ставится, кавычки (" ") не используются. Рекомендуется формулировать заголовок с помощью отглагольных существительных. Например:
…или:
В отдельных случаях заголовок может отвечать на вопрос "чего (кого)?". Например:
18. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения. Основанием для проставления "Отметки о контроле" является срок исполнения, указанный в резолюции или установленный путем анализа.содержания документа. Отметка о контроле проставляется от руки (буква К) или штампом (КОНТРОЛЬ).
19. "Текст" – реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами), подзаголовки – с прописной буквы. Точка (.) в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов указывают с нового абзаца с красной строки. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит аргументирующую информацию (цели, задачи, причины создания документа, факты, описание ситуаций, ссылки на нормативные документы). Во второй (заключительной) части излагают позицию автора (выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д.). Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только вторую (заключительную) часть.
Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.
Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.
Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).
Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.
Трафарет – форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.
Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.
Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.
Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.