Составление и оформление актов
Акт – справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.
Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:
- постоянные реквизиты "единого бланка":
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (АКТ);
- переменные реквизиты "единого" бланка:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20)1;
- подписи членов комиссии (21);
- гриф утверждения (15)2.
Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок (17) акта отвечает на вопрос "о чем?" и начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:
Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос "чего?". Например:
…или:
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.
В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:
Основание: приказ директора от 19.09.99 №52 "О мерах по обеспечению сохранности документов"
При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:
Составлен комиссией:
Председатель – должность Фамилия И.О.
Члены комиссии:
- Должность Фамилия И.О.
- Должность Фамилия И.О.
- Должность Фамилия И.О.
Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:
Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.
Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).