Экспертиза ценности документов
Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Примерное положение об экспертной комиссии дано в Приложении. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.
В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:
- подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
- подлежащие временному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);
- подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (Приложение). В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается. (Дело "Переписка…", заведенное в январе 1999 года и дело "Переписка…", заведенное в декабре 1999 года должны быть уничтожены в 2003 году).
Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.
Примечание:
- Название Перечня с указанием сроков хранения документов и его выходные данные. Действует Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.