Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Формирование дел

Дело – "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"¹.

Формирование дела – "группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела"².

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

• номинальный (по видам и разновидностям документов) – приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;
• предметно-вопросный (по содержанию). Например: "Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)";
• авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: "Протоколы собраний трудового коллектива фирмы "Заря" за 1998 год" или "Документы о совместной деятельности с фирмой "Икс" (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)";
• корреспондентский;
• по грифу ограничения доступа к документу (13).

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Основной признак группировки документов – вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.

Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов ("письма отдельно, факсы отдельно") и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.

При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.

1. В дело помещаются:
   • исполненные документы;
   • правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;
   • один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);
   • документы одного года (за исключением переходящих дел³).
2. Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию ("План работы… на 1998 год", "Отчет о работе… в 1998 году" должны храниться в делах 1998 года).
3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.
4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.

Примечания:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.71.
2. Там же, п.72.
3. Переходящим называется дело, документы которого отражают решение вопроса, которое длится более одного года (устав фирмы, уголовное дело и т.д.). Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.