Составление перечней
В приведенном на рис. 5.2 списке всего 10 записей, содержащих лишь 3 названия отделов. Поэтому, если вам понадобится составить перечень отделов предприятия, вы справитесь с этой задачей без проблем. Однако на практике иногда приходится работать с сотнями и тысячами записей. И как в этом случае на основе данных столбца составить перечень встречающихся в нем элементов?
Предлагаемый нами метод решения этой задачи мы продемонстрируем на столбце А, который содержит названия отделов.
- Выделите диапазон ячеек А2:А11 и скопируйте его содержимое в буфер обмена.
- Поместите табличный курсор в ячейку А15 и выполните вставку из буфера обмена. Вставку можно произвести практически в любую свободную область листа. Если диапазон выделяемых ячеек достаточно большой, можно скопировать весь столбец и поместить его на чистый рабочий лист.
- Выделите весь вставленный диапазон ячеек.
- На стандартной панели управления нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. В результате этой операции все названия отделов будут упорядочены в порядке возрастания или убывания по алфавитному признаку.
Рис. 5.30. Алгоритм выделения наименований - Как правило, повторяющиеся записи удаляют из списков вручную. Но это часто приводит к ошибкам. Например, нужные записи могут быть удалены, а повторяющиеся, наоборот, остаться незамеченными. Для того чтобы проверить, насколько точно выполнена операция, приходится производить ее повторно. Правда, операцию по удалению дублирующих друг друга записей можно выполнить и автоматически, используя логическую функцию ЕСЛИ. Для этого необходимо, выделив диапазон В15:В24, ввести в ячейку В15 формулу:
=ЕСЛИ(B15=B16;"ЯЯЯ"; A15)…и нажать комбинацию клавиш CTRL + Enter (в результате чего эта формула появится во всех ячейках диапазона). Таким образом, если две рядом расположенные по вертикали ячейки имеют одинаковое содержимое, функция возвратит значение ЯЯЯ. В противном случае результатом станет значение, находящееся в ячейке, которая расположена ниже. (Буквы "ЯЯЯ" используются потому, что наличие в списке такого наименования маловероятно.)
- Скопируйте ячейки из диапазона В15:В24 в буфер обмена, а затем вставьте их в предварительно выделенную ячейку С15. Эту операцию необходимо выполнить посредством диалогового окна Специальная вставка, нажав в нем переключатель Значения. В диапазоне С15:С24 теперь будут находиться не формулы, а значения.
- Выполните сортировку указанного диапазона ячеек, нажав кнопку Сортировка по возрастанию. Ячейки со значениями ЯЯЯ будут расположены в нижней части области, а названия отделов – в верхней.
- Выделите диапазон ячеек с названиями отделов и вставьте полученный таким образом список в нужное место таблицы. В примере на рис. 5.2 это ячейки G2:G4.