Электронный табель учета рабочего времени
Понятие табеля
Вступление | Данная глава посвящена созданию в Excel электронного табеля учета рабочего времени (в дальнейшем "табель"). Табель не является обособленным документом: на основе содержащихся в нем данных производится расчет заработной платы, этот документ обычно связывают с базой данных сотрудников, а также с ведомостью расчета заработной платы.Двухстрочный табель и его функции
Двухстрочные табели рассчитаны на предприятия, график которых предусматривает ночные смены, сверхурочные часы и т. п. | В двухстрочном табеле для каждого сотрудника отводятся две строки: в нижней указывается количество часов, отработанных в ночное время, а верхняя предназначена для ввода остальных данных.Создание бланка табеля. Заполнение области ввода.
Первый этап – создание бланка для табеля на рабочем листе электронной таблицы. Сформируйте систему заголовков табеля, как показано на рис. 7.1. | Данные о сотрудниках (фамилии и табельные номера) могут быть введены одним из трех способов: | с клавиатуры;Расчетная область
Область табеля с формулами, в которой производятся расчеты, находится в диапазоне A1:AS23 (рис. 7.3). На примере формул для первого служащего рассмотрим, какие величины определяются в расчетной области.Формирование дат в формате Excel в табеле
В табеле компоненты даты (день, месяц и год) указаны в отдельных ячейках. Чтобы в последующем мы имели возможность путем сопоставления дат определить, является ли день праздничным, необходимо для каждого дня сформировать дату в формате Excel. В этом нам опять-таки поможет модуль формирования даты.Определение праздничных дней в табеле
Чтобы выявить в табеле праздничные дни, нужно проверить, присутствуют ли в перечне праздничных дней на листе Праздники даты, сформированные в ячейках C9:AG9, Эту задачу легко выполнить при помощи функции ВПР, которая принадлежит к категории Ссылки и массивы (рис. 7.8). | Рис. 7.8.Определение выходных дней в табеле
Для определения выходных дней (суббот и воскресений) воспользуйтесь функцией ДЕНЬНЕД, которая устанавливает номер дня недели. Эту функцию введите в ячейку С28: | = ДЕНЬНЕД(C9) | В следующую ячейку – С29 – введите функцию ЕСЛИ: | = ЕСЛИ(C28 = 7; ИСТИНА; ЕСЛИ(C28 = 1; ИСТИНА;Определение часов, отработанных в выходные и праздничные дни
В нашем табеле количество часов, отработанных в выходные и праздничные дни, определяется в ячейке AJ12. Эта задача решается с помощью следующей формулы: | = СУММЕСЛИ(C$11:AG12; ИСТИНА; C12:AG12) | В формуле используется функция СУММЕСЛИ.Удобочитаемость табеля. Заполнение табеля.
Управление отображением строк и столбцов | Обеспечить максимальное удобство работы с табелем можно за счет удаления с экрана его отдельных элементов. Так, после ввода формул желательно скрыть строки 7:11, чтобы они не портили вид табеля.Защита листа
В процессе заполнения таблиц, подобных нашей, существует риск испортить введенные формулы. В Excel предусмотрена защита формул от несанкционированного доступа. Для ее обеспечения выполните следующие действия: | Выделите всю область рабочего листа.Однострочный табель
Характеристика и круг задач | Однострочный табель предназначается для использования на предприятиях, где не ведутся работы в ночное время, а также в праздничные и выходные дни. С помощью однострочного табеля должно быть обеспечено решение следующих задач: | Автоматическое определение нормативного количества рабочих часов. | Определение количества календарных дней в месяце.Определение нормативного количества рабочих часов
Нормативное количество рабочих часов для конкретного месяца будет указано в ячейке D5, а количество календарных дней в этом месяце – в ячейке D6 табеля. Эти данные будут браться из специальной таблицы в области B29:D42 рабочего листа Праздники (рис. 7.20). Но эту таблицу необходимо еще создать.Заполнение области ввода
На примере разработки однострочного табеля продемонстрируем, как быстро и без механических ошибок заполнить ячейки, в которых должны находиться Ф.И.О. и табельные номера. Исходным файлом послужит табличная база данных сотрудников.Расчетная область
Перечислим операции, которые выполняет разработанный нами однострочный табель: | автоматический подсчет количества отработанных часов (столбец АО) с помощью формулы из ячейки АО9: | = СУММ(E9:A19) | определение коэффициента отработанного времени для расчета заработной платы (столбец АР).