Соединение двух списков
Чтобы рассчитать премию за выслугу лет, нам нужно знать стаж работы каждого служащего на предприятии и его должностной оклад. Эти сведения, как вы помните, хранятся в разных местах. Для решения задачи необходимо связать базу данных сотрудников и список с окладами. Существует множество методов соединения двух списков. Более приемлемым в данном случае представляется метод копирования с последующей сортировкой, который ниже будет рассмотрен подробнее.
Итак, в нашем распоряжении имеется два документа:
- рабочий лист, где содержатся список сотрудников и их оклады (присвоим этому листу имя Оклады, а файл, в котором он находится, назовем Штат);
- рабочий лист с базой данных сотрудников, рассмотренный в предыдущей главе. Из него мы можем взять информацию о непрерывном стаже работы сотрудника на данном предприятии (рис. 4.19).
Для соединения двух таблиц откройте две книги, содержащие списки, В книге База на листе Сотрудники выделите столбцы A:U и скопируйте их в буфер обмена. Перейдите в книгу Штат и, выделив столбец G на листе Оклады, произведите вставку из буфера. База данных сотрудников разместится в диапазоне G1:AA11.
Примечание
Обратите внимание на то, что ширина столбцов после вставки осталась такой же, как и в рабочем листе Сотрудники.
Теперь из таблицы необходимо удалить все лишние данные. Для дальнейших расчетов нам понадобится следующая информация из табличной базы данных сотрудников: табельные номера, фамилии, названия отделов, названия должностей, дата приема на работу и, возможно, дата увольнения.
Чтобы удалить ненужные столбцы, сначала следует их выделить (одновременное выделение столбцов можно произвести, удерживая нажатой клавишу CTRL), а затем вызвать контекстное меню и выбрать в нем команду Удалить. Удаление можно выполнить и посредством команды Правка › Удалить.
Лист, который мы получим после вставки фрагмента табличной базы данных и удаления лишних столбцов, изображен на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Лист Оклады, содержащий фрагмент листа Сотрудники
Теперь на одном листе электронных таблиц Excel собраны все необходимые нам данные:
- табельные номера из штатного расписания и табельные номера из базы данных сотрудников;
- фамилии из штатного расписания и фамилии из базы данных;
- даты приема на работу – для автоматического расчета стажа работы;
- даты увольнения – для контроля;
- оклады – для расчета премии за выслугу лет.
Однако данные расположены в строках двух таблиц в разной последовательности. Наша следующая задача – отсортировать списки на этом листе таким образом, чтобы они соответствовали друг другу (то есть чтобы фамилии работников из разных списков находились в одной строке).