Работа с документами других форматов
Word – не единственный в мире текстовый процессор (хотя Microsoft хочется, чтобы это было именно так). Многие пользователи предпочитают другие текстовые процессоры, и порой вам приходится работать с созданными ими файлами. В таких случаях вам придется импортировать файлы-"чужестранцы" в Word, иначе программа не сможет их даже открыть. Кроме того, у вас может возникнуть необходимость конвертировать свой документ в формат, отличный от формата Word. В общем, материал следующих разделов не слишком интересен, но ознакомиться с ним все же рекомендуется.
Как загрузить файл другого формата
Приготовьтесь приветствовать пришельца! Предположим, кто-то прислал вам текстовый файл или документ, созданный в приложении WordPerfect, либо Web-страницу, либо какой-то особый вид файла, который не имеет ничего общего с форматом Word. Не отчаивайтесь! Если необходимо, Word сумеет открыть такой файл, исследовать его и найти способ работать с ним. Однако вы тоже должны кое-что выполнить.
- Выберите команду Файл › Открыть.
- В раскрывающемся списке Тип файлов укажите формат файла.
Если вы знаете, в каком формате представлен файл, выберите его из списка. Наиболее часто используемые форматы перечислены ниже с указанием хранящихся в них документов.
- Все документы Word – любой созданный в Word документ.
- XML-файлы. Документы, представленные в формате XML.
- Все Веб-страницы – документы в формате HTML или веб-страницы, которые сохранялись на диске.
- Текст в формате RTF – общепринятый формат для обмена документами, разработанными в среде разных текстовых процессоров.
- Текстовые файлы – содержащие только текст документы, которые вообще не форматировались (не так давно этот формат использовался достаточно широко). Он известен как АЗСП-формат, или текстовый формат MS DOS.
- Восстановление текста из любого файла – очень полезный параметр, который позволяет Word извлекать текст из файлов любого типа. Применяйте его тогда, когда все остальные опции не могут привести к желаемому результату.
- WordPerfect (различные версии/платформы) – используется для чтения документов, созданных в WordPerfect.
- Works (различные версии/платформы) – используется для чтения документов, созданных в Microsoft Woks.
- Word (различные версии/платформы) – используется для чтения документов, созданных в первых версиях Word и на компьютерах Macintosh.
Если вы зададите определенный тип файла, Word отобразит в диалоговом окне Открытие документа только файлы, соответствующие этому формату. Вам останется лишь указать, какой файл следует открыть.
Если вы не знаете, в каком формате создан нужный вам файл, выберите в раскрывающемся списке опцию Все файлы, и Word отобразит их.
- Найдите требуемый текстовый файл.
С помощью элементов управления диалогового окна найдите на жестком диске искомый файл (см. раздел "Как перейти в другую папку" этой главы).
- Один раз щелкните кнопкой мыши на имени текстового файла.
- Щелкните на кнопке Открыть.
"Чужой" файл появится на экране как обычный документ Word, и вы сможете его редактировать.
- В отдельных случаях для файлов определенного формата можно попробовать установить форматирование.
- В Word имеется специальное диалоговое окно Преобразование файла. Она используется для предварительного просмотра документа, для которого выбран определенный формат. Это окно открывается после двойного щелчка на имени файла. Однако наибольшую пользу от этого окна вы извлечете, щелкнув в нем на кнопке ОК.
- Если в диалоговом окне Открытие документа отсутствует имя необходимого вам файла, а вы точно знаете, что он содержится в данной папке, попробуйте набрать его имя в поле Имя файла и щелкнуть на кнопке Открыть.
- Word запоминает тип файла! Когда вы повторно войдете в диалоговое окно Открытие документа, в ваше распоряжение будут предоставлены файлы того типа, который был установлен ранее в списке Тип файлов. Поэтому, если требуется открыть документ Word, а перед этим был открыт документ HTML, обязательно выберите в списке Тип файлов элемент Документы Word. В противном случае вы, скорее всего, увидите на экране совершенно не то, что ожидается.
- Дополнительные типы файлов и фильтры для их преобразования иногда можно найти на инсталляционном диске Word (или Office). Чтобы их установить, запустите программу Setup на этом диске и выберите режим инсталляции только новых фильтров.
Как сохранить файл в "чужом" формате
Word – очень гибкая программа, когда дело касается сохранения файлов. Например, если вы работали с документом WordPerfect, Word сохранит его на диске именно в формате WordPerfect. Точно таким же образом он поступает с любым файлом "чужого" формата: какой формат был установлен при открытии документа, в том же формате документ будет отправлен на диск.
Чтобы сохранить файл в новом формате, необходимо его выбрать в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа.
Например, если вы решите сохранить документ в текстовом формате, выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Обычный текст и щелкните на кнопке Сохранить. Аналогичным образом можно поступить с файлом формата HTML, RTF и т.д.
Word может вывести сообщение о том, что при сохранении документа в текстовом формате будут утеряны признаки форматирования. Не обращайте на это внимания. Щелкните на кнопке Да, и документ будет сохранен.
- Вы можете сохранить один и тот же файл и в формате Word, и в каком-либо еще формате. Выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Документ Word и сохраните файл, затем проделайте то же самое, выбрав элемент Обычный текст. В этом случае у вас на диске появится два файла: один – текстовый, а другой – с кодами форматирования.
- Чтобы сохранить файл в формате HTML, выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Веб-страница.
- Не забывайте, что Word помнит формат файла! Если вы заметили, что ваш документ оказался на диске не в том формате, который требовался, значит, вы перед сохранением забыли установить необходимый формат в раскрывающемся списке Тип файла. Всегда семь раз проверьте, а один раз сохраните – тогда ваш файл будет записан на диск в надлежащем виде.