Печать письма
В этой главе…
Несмотря на все свои потрясающие возможности, Word все еще в силах справиться с такими задачами, как печать писем и конвертов. Как вы понимаете, письмо несколько сложнее, чем записка, составленная на скорую руку. Вы наверняка помните те времена, когда письма писались от руки. Если не помните, то я не ошибусь, если скажу, что оформлению писем тогда придавалось большое значение. Иногда даже большее, чем содержимому.
Как написать самое обычное письмо
Большинство писем начинаются с двух стандартных элементов: даты, адреса и имени адресата. Все остальное – вспомогательные элементы, хотя, как по мне, главное в письме – правильно выбрать бумагу и цвет чернил.
Несмотря на то, что ваше мнение может быть другим, в верхней части письма указывается дата его написания, а также адрес получателя. Далее вы узнаете о том, как добавить эти два элемента и зачем вообще они нужны.
Дата
Для ввода в документ Word даты применяется команда Вставка › Дата и время. В диалоговом окне Дата и Время в списке Форматы выберите необходимый формат даты и щелкните на кнопке ОК.
- Если вы хотите, чтобы в письме стояла текущая дата, а не та, когда вы начали писать письмо, установите флажок Обновлять автоматически. Этим вы введете в документ поле даты, значение в котором будет обновляться автоматически. Если вы захотите убрать поле даты, снимите флажок в диалоговом окне Дата и Время.
- Если требуется, чтобы дата находилась у правого поля, после ввода даты нажмите комбинацию клавиш CTRL + R. Нажмите Enter, а затем CTRL + L, чтобы выровнять следующий абзац текста по левому краю.
- Можно также вставить в документ код поля даты, нажав комбинацию клавиш ALT + SHIFT + D.
Адрес
Двумя строками ниже даты (два нажатия клавиши Enter) обычно располагается адрес получателя письма. Понятия не имею, почему так принято, однако все так делают. Наберите адрес, еще несколько раз нажмите Enter и переходите собственно к тексту письма.
Например:
г. Кирамоцу
Корпорация Macrohard
Головной офис
Уважаемые господа!
Вы можете заметить, что довольно большое количество приветствий хранится в Word в качестве элементов Автотекст. Стоит набрать первые несколько букв, как появится подсказка со всей фразой целиком. Если ее текст совпадает с тем, который вы хотите набрать, нажмите клавишу Enter.
(Более подробно о команде Автотекст и ее возможностях рассказывается в главе 7.)
Текст письма
Но текст письма вам все-таки придется набирать самостоятельно. Ничего не поделаешь, необходимо поработать.
Если письмо превышает объем одной страницы, стоит проставить нумерацию. Для этого воспользуйтесь командой Вставка › Нумерация страниц.
В конце письма поставьте свое имя и подпись. Готово.
Подпись письма
Вы создали письмо, но в нем не хватает главного – подписи автора. Как же получатель догадается, кто ему написал? Существуют стандартные слова, с которых начинается подпись – Искренне ваш, Ваш покорный слуга, Анонимный доброжелатель и т.д. После этих слов обычно вводится ваше имя (в последнем случае этого делать не рекомендуется).
Обратите внимание, что не обязательно указывать свою фамилию, если она приведена в обратном адресе.
Последний этап создания письма заключается в его распечатывании.
- Не забудьте сохранить файл письма. Хотя вы вряд ли будете им пользоваться еще раз, запас карман не жмет!
- Если вы планируете распечатывать письмо на специальном бланке, не забудьте загрузить бланк в лоток принтера.