Совместное использование данных
Копирование данных между приложениями
Microsoft Office 2000 предоставляет пользователю несколько способов обмена данными между приложениями. Когда мы вводим информацию в приложение, мы создаем то, что называется объектом. Различными типами объектов служат текстовые документы в Word, электронные таблицы и диаграммы, создаваемые в Excel, и слайды в PowerPoint.
Объекты могут создаваться в одном приложении, копироваться в буфер обмена, а затем вставляться в другое приложение. Например, таблицы, сделанные в Word, можно легко скопировать в Excel или вставить лист или диаграмму Excel в документ Word. Формат вставляемых данных в точности может не совпадать с форматом источника.
Для избежания проблем форматирования при вставке данных применяется связывание и внедрение объектов.
Основные различия между связыванием и внедрением заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.
С точки зрения реализации функций совместного использования данных приложения делятся на клиентские и серверные.
Серверное приложение – это такое приложение, чьи объекты могут быть связаны или внедрены в другое приложение. Серверы надо представлять как приложения, которые поставляют услугу другим приложениям.
Клиентское приложение – это такое приложение, которое может адаптировать объекты, созданные серверными приложениями. Клиентские приложения надо представлять как приложения, которым необходима услуга одного или нескольких серверных приложений.
Все приложения Office могут работать в качестве клиентских приложений и в качестве серверов.
Данные могут копироваться между приложениями Office 2000 при помощи команд копирования и вставки.
Наиболее часто в делопроизводстве используется обмен данными между приложениями Excel и Word.
Вставка таблицы данных Excel в Word
- Выделите необходимые данные на рабочем листе Excel.
- Выберите в меню Правка команду Копировать (Edit › Copy), данные скопированы в буфер обмена.
- Переключитесь в Word.
- Поместите курсор в то место документа, куда необходимо вставить данные.
- Выберите Правка › вставить (Edit › Paste).
Данные вставлены в виде таблицы и могут редактироваться средствами Word.
Таблицы, сделанные в Word при помощи разделителя – табуляции, можно копировать в Excel. Каждая позиций табуляции представляет столбец в рабочем листе Excel. Если таблица Word начинается с табуляции, то первый столбец рабочего листа Excel остается пустым при копировании данных. Чтобы убедиться в том, что все данные вставлены в соответствующие столбцы, символы табуляции необходимо копировать вместе с данными.
Таблицы, построенные в Word при помощи мастера таблиц, также могут быть скопированы в Excel. Данные из ячеек таблицы Word автоматически размещаются в соответствующих ячейках рабочего листа Excel.
Вставка таблицы данных Word в Excel
- Выделите необходимые данные в документе Word.
- Выберите в меню Правка команду Копировать (Edit › Copy), данные будут скопированы в буфер обмена.
- Переключитесь в Excel.
- Выберите начальную ячейку области, куда необходимо ввести данные.
- Выберите Правка › Вставить (Edit › Paste).
Данные вставлены в рабочий лист и могут редактироваться средствами Excel.