Введение
Аргументы в пользу автоматизации делопроизводства в российских условиях
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
- С документами работают абсолютно асе организации и большое количество частных лиц.
- Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
- За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
- Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто стремятся повысить свою квалификацию.
- Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
В данной книге все "делопроизводящие" программы рассматриваются на примерах приложений, входящих в комплект Microsoft Office 2000 (в дальнейшем – просто Office).
Некоторые обычные возражения
Пользователи систем документооборота и руководители имеют много вполне уважительных причин для игнорирования систем автоматизированного управления документами.
- Счастливое неведение. Большинство пользователей и руководителей подразделений не представляют реально, как много времени теряется из-за проблем с документооборотом.
- Высокая стоимость. До недавнего времени системы управления документами были очень дороги. Новое программное обеспечение для персональных компьютеров изменило эту ситуацию, но большинство пользователей не знают об этой доступности.
- Инерция мышления. Ежедневные проблемы делают пользователей и руководителей нацеленными на сиюминутные результаты (финансовые проблемы, отношения с заказчиками и т. п.) и теряются из виду неэффективные процедуры управления документами.
- Неверное позиционирование. Большинство пользователей считают, что управление документами – удел только чрезвычайно крупных корпораций с тысячами служащих. Но в любой, даже очень небольшой фирме потери из-за неправильного управления документами отнимают много времени.
- Страх перед неудачей. Даже люди, которые знают, что система управления документами им нужна, могут не знать, с чего начать. Из боязни сделать что-нибудь не так эти пользователи предпочитают не делать ничего. Работа и так делается. Вопрос только в том, насколько эффективно.